Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.
L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
- lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
- renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Avec un volume d’activité de 148 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.
Placé(e) sous la responsabilité du Directeur des Opérations, la Secrétaire de Direction seconde le Directeur et son adjoint au sens large et a pour mission de faciliter l’exercice de leur mission en prenant en charge les tâches administratives, pratiques et logistiques, et en se montrant force de proposition dans la résolution d’éventuelles problématiques de cet ordre.
Description du projet ou contexte
MISSIONS : Les principales missions confiées à la secrétaire de direction sont les suivantes (la liste n’est pas exhaustive) :
Gestion de l’agenda
- Assurer la planification des rendez-vous (internes et externes) et des réunions de travail et la bonne coordination des plannings du Directeur et son adjoint,
- Préparer et organiser les différentes réunions de la Direction des Opérations : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation de salles physiques et virtuelles,
Gestion logistique et administrative pour la Direction des Opérations
- Organiser les déplacements du Directeur des Opérations et son adjoint(Demande d’ANO + OM/ Réservation billets de trains-avions/Réservation hôtel),
- Organiser ou participer à l’organisation des séminaires;
- Assurer les diverses tâches administratives et logistiques (gestion du courrier et des parapheurs, saisie de documents divers, gestion des fournitures, Suivi des factures/bap des frais DO / Commande de fournitures et café);
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
Diffusion de l’information au sein de la Direction des Opérations et avec les autres départements
- Être le premier point d’entrée pour les autres départements et remonter les informations au Directeur des Opérations et son adjointe,
- Diffuser des notes de service ;
Activités opérationnelles de direction
- Consolidation de données administratives
- Préparation administrative des Comités de développement en collaboration avec les directeurs de départements et la Chargé.e de mission pilotage, en s’assurant que les documents sont prêts dans les délais,
Profil souhaité
- Expérience réussie d’au moins 3-4 ans sur un poste similaire,
- Formation supérieure Bac + 2,
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Powerpoint,
- Savoir faire preuve d’une grande adaptabilité,
- Bon sens relationnel, sens de l’écoute, disponibilité, diplomatie,
- Grand sens de l’organisation, de l’autonomie, des responsabilités, et de la confidentialité,
- Savoir faire face à une charge de travail importante et urgente, prendre des initiatives.