Stage : Solidarités International recherche un(e) Assistant(e) Archiviste et Conformité, France.

 

 

 

 

Descriptif du poste

Principaux objectifs du stage :

  • Participer activement à l’amélioration des fonctionnements de l’organisation sur la gestion des archives
  • Développer des connaissances sur les processus d’audits et de redevabilités dans le secteur humanitaire ;
  • Connaissance et analyse des procédures d’archivages de Solidarités International ;
  • Développement d’outils effectifs et de modules de formation sur la gestion des flux d’archives ;
  • Assister le/la Chargé(e) d’Audit Interne et les autres membres du service dans l’exécution des tâches nécessaires au suivi de la conformité ainsi que sur la mise en œuvre des chantiers du service Audit Interne ;
  • Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, siège, terrain).

Principales tâches :

  • Appuyer au développement et à la diffusion d’outils et procédures dédiés à une gestion efficace des archives;
  • Participer aux échanges avec le terrain sur la gestion des flux d’archives;
  • En collaboration avec le département logistique, réceptionner les archives du terrain arrivant au siège de l’association;
  • Contrôler la qualité et la désignation des archives réceptionnées. Si besoin, fait des retours spécifiques au terrain sur les problématiques rencontrées lors du contrôle des archives;
  • Assurer la manutention, l’aide au chargement et déchargement des camions de livraisons, ainsi que la mise en carton et l’étiquetage des archives réceptionnées;
  • Organiser et ranger l’espace de stockage dédié aux archives;
  • Mettre à jour quotidiennement la base de données des archives : enregistrement des mouvements de cartons en stock, intégration des nouvelles archives, etc.;
  • Participer à la gestion des communications avec le prestataire de stockage externe lors de commandes d’archives ou besoins d’externalisation;
  • Contribuer à la réponse aux audits externes et autres exigences de redevabilité en mettant à disposition les archives nécessaires lorsque requis par les responsables concernés;
  • Proposer des améliorations aux bases de données d’archives;
  • Contribuer aux processus de numérisation des archives disponibles au siège;
  • Participer au développement de modules de formation spécifiques à l’archivage dans une perspective de redevabilité interne et externe;
  • Participer aux briefings des expatriés sur les normes internes d’archivage;
  • Assister le/la Chargé(e) d’Audit Interne sur les chantiers du service Audit Interne;
  • Participer à des réunions et autres évènements de la vie associative.

Apports du stage :

  • Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain ;
  • Découvrir les différents métiers de Solidarités International ;
  • Appréhender les enjeux de Redévabilité d’une ONG et y participer activement ;
  • Connaître les exigences des bailleurs de fonds
  • Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission humanitaire ;
  • Contact direct avec le terrain ;
  • Maitrise des procédures internes de Solidarités International ;
  • Développer une autonomie et une expertise sur les techniques d’archivages.

Votre profil

  • Formation ou expérience en métiers des archives et ressources documentaires (DUT, Licence professionnelle, etc) de préférence
  • Formation ou expérience dans la logistique et plus spécifiquement la gestion de stock, appréciée.
  • Aptitude physique à la manipulation manuelle de charges
  • Compétences rédactionnelles, de synthèse en français et en anglais ;
  • Maîtrise des outils bureautiques courant : Windows (Word, Excel, power point); Internet et courrier électronique (Outlook) ;
  • Sens de l’organisation et capacité à suivre et mettre en place des procédures indispensables ;
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Esprit d’équipe et aisance relationnelle
  • Autonomie et proactivité
  • Sensibilité pour le secteur de l’associatif et de l’humanitaire appréciée.

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