Avis de recrutement : PNUD recrute un(e) Associé (e) aux Opérations à Libreville, Gabon.

Description des tâches

Sous la supervision directe de l’Operations Manager, l’associé aux Opérations effectuera les tâches suivantes :

Résumé des fonctions clés :

Mise en œuvre de stratégies opérationnelles
Mise en œuvre des services opérationnels
Soutien à l’efficacité des opérations
Appui aux activités opérationnelles des agences des Nations Unies au pays
Soutien à l’acquisition et au partage des connaissances

Appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles axées sur l’atteinte des résultats suivants:

Conformité totale des processus et dossiers avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
Contribution à la cartographie des processus opérationnels du Bureau-Pays et à l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles normalisées internes (SOPs) en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

2. Appui à la mise en œuvre des services opérationnels axés sur l’atteinte des résultats suivants :

a. Finance

Appuyer à l’élaboration et à la mise en œuvre du PTA du Bureau (IB);
Vérifier les rapports périodiques sur la situation des ressources du Bureau (IB);
Participer à l’élaboration et à la mise à jour du Local Price List (LPL) du PNUD;
Effectuer le recouvrement des coûts de ses services rendus;
Rassembler les documents des achats du Bureau et agences rattachées et suivre le processus de paiement;
S’assurer que les comptes du Bureau soient soldés auprès des fournisseurs.

b. Ressources humaines

Appuyer les ressources humaines dans la rédaction des dossiers de recrutement du bureau et le processus de recrutement
Fournir les informations générales en vue de la rédaction d’un plan d’apprentissage pour l’ensemble du bureau et de plans d’apprentissage individuels.

c. Approvisionnement

Suivre les demandes de services sur le budget administratif (IB) auprès de chaque unité des Opérations
Elaborer les Travel Requests sur demande de l’OM, Requêtes, Requisitions, Receipts du IB et des agences rattachées
Appuyer le processus procurement sur le budget administratif et agences rattachées et faire un suivi.

d. Administration

Procéder à la cession des assets obsolètes du bureau;
Elaborer les Memorandum Of Understanding (MOU);
Contrôler la bonne pratique des archivages physiques et électroniques des documents des Opérations pour assurer leur exhaustivité et faciliter la recherche de document;
Participer à l’organisation des retraites, des formations, et des évènements pour le Bureau.

e. Sécurité

Gerer la liste du personnel et dépendants, mettre à jour, partager à UNDSS régulièrement
Mettre à jour le telephone tree et effectuer le test périodiquement et à la demande, partager les résultats aux collègues
Appuyer l’Operations Manager sur les aspects sécuritaires du PNUD

3 . Soutien à l’efficacité des opérations en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

Assister l’Operations Manager dans les tâches quotidiennes
Contrôler la qualité et la conformité des dossiers avant signature de l’Operations Manager
Maintenir un système de classement approprié pour les dossiers et les documents des Opérations
Aider l’OM à faire un suivi régulier des tâches à effectuer au sein de chaque unité des Opérations
Rédiger les correspondances stratégiques et les memorandums internes
Organiser la réunion mensuelle des Opérations

4. Appui à l’organisation et à la gestion appropriées des services communs, l’établissement de partenariats avec d’autres agences des Nations Unies en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

Participer aux activités de l’Operations Management Team (OMT) en tant que point focal PNUD dans le sous-groupe Administration
Appuyer aux collectes d’informations, de données et de signatures auprès des agences sœurs ou des partenaires dans le cadre des activités de l’OMT
Appuyer les différentes enquêtes de l’OMT :
Enquête salariale
Enquête DSA
Enquête sur les loyers
Housing survey
Place to Place survey
Hardship survey etc…

5. Soutien l’acquisition et le partage des connaissances au sein du Bureau-Pays en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur les aspects opérationnels.
Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le titulaire exécute d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement des Opérations et de l’Organisation.

Qualifications minimales du NPSA

Education : • Minimum un niveau d’étude secondaire est requis.

• Un diplôme universitaire d’une institution académique accréditée, dans une discipline pertinente (économie, finance, administration etc) sera dument mais pas requis.

Expérience : • 6 ans d’expérience (avec un diplôme d’étude secondaires) ou 3 ans (avec une licence)

Avis de recrutement : PNUD recrute un(e) Associé (e) aux Opérations à Libreville, Gabon.