Appel à manifestation d’intérêt : Assistant administratif pour le compte de IFAD à Rome en Italie.

L’assistant aux contrats de services de conférence et linguistiques est chargé d’aider à la passation de contrats et à l’administration des contrats pour les interprètes, traducteurs, éditeurs, sous-éditeurs, correcteurs d’épreuves, rédacteurs de comptes rendus et autres prestataires de services de conférence embauchés pour travailler en interne pour toutes les réunions et événements officiels du FIDA ; et pour les traducteurs, éditeurs, sous-éditeurs et correcteurs externes engagés par le FIDA pour travailler à distance. Le titulaire aide à la production de plans de travail annuels et de rapports connexes à des fins de planification stratégique, ainsi qu’à la production de rapports et de statistiques sur les extrants. Le titulaire aide à l’inscription des participants aux réunions des organes directeurs et s’acquitte d’autres tâches administratives à l’appui des opérations de conférence et des services linguistiques.

1. ADMINISTRATION EFFICACE DES CONTRATS : L’assistant aux contrats de services de conférence et linguistiques prend en charge la passation de contrats et l’administration des contrats pour les interprètes, traducteurs, éditeurs, sous-éditeurs, correcteurs d’épreuves, rédacteurs de comptes rendus et autres prestataires de services de conférence embauchés pour travailler en interne pour toutes les réunions et événements officiels du FIDA ; et pour les traducteurs, éditeurs, sous-éditeurs et correcteurs externes engagés par le FIDA pour travailler à distance, tant dans le cadre des réunions des organes directeurs que pour les événements et documents des organes non directeurs. Cela comprend, mais sans s’y limiter, les activités suivantes : (a) Préparation des contrats pour les interprètes, traducteurs/réviseurs, les rédacteurs et éditeurs de comptes rendus conformément aux réglementations stipulées dans les accords de services avec l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC) et l’Association internationale des traducteurs de conférence (AITC); (b) Préparer les contrats pour les prestataires de services de conférence et les contrats pour les traducteurs, éditeurs et correcteurs externes travaillant à distance ; (c) Préparer les autorisations de voyage et les paiements de voyage pour les interprètes, traducteurs/réviseurs, rédacteurs de comptes rendus et éditeurs, conformément au Manuel de voyage et aux accords AIIC et AITC ; (d) Assurer la liaison directe avec les prestataires de services pour assurer le respect des règles et procédures applicables, y compris la soumission de tous les documents requis pour l’inscription en tant que consultant ; (e) Assurer la liaison avec les auteurs des documents pour l’approbation des demandes de paiement et assurer le suivi au besoin ; (f) Assurer la liaison avec les coordonnateurs au sein de l’unité et avec le personnel homologue de HRD et d’autres divisions selon les besoins pour assurer la soumission en temps voulu des demandes de paiement.

2. DONNÉES ET RAPPORTS EXACTS ET FIABLES : L’assistant aux contrats de services linguistiques et de conférence prend en charge la production de plans de travail annuels et de rapports connexes à des fins de planification stratégique. Cela comprend, mais sans s’y limiter, les activités suivantes : a) Aider à l’examen et à l’analyse des projections des besoins futurs et à la préparation consécutive des plans de travail annuels pour l’unité ; (b) Vérifier l’exactitude des données d’entrée pour assurer la cohérence ; c) Aider au suivi des ressources budgétaires et de leur utilisation tout au long de l’année ; d) Aider à la préparation de rapports d’activité et de statistiques de production ; (e) Vérifier le respect des règles et réglementations applicables.

3. FONCTIONS DE GESTION : L’assistant aux contrats de services de conférence et linguistiques est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle des ressources du FIDA qui lui sont affectées, y compris l’équipement, les fournitures et, le cas échéant.

L’adjoint aux contrats de services de conférence et linguistiques, en tant que fournisseur de services crédible et fiable, est responsable de l’achèvement des processus ou des activités de routine qui nécessitent une solide compréhension des politiques et des processus. Le travail est de nature standard, mais le titulaire doit avoir une bonne compréhension des processus et des directives techniques car il joue un rôle clé pour assurer : (i) la cohérence et la qualité des étapes de travail réalisées ; que (ii) les règles et procédures établies sont suivies ; et que (iii) le plan d’action approprié est recommandé. Les indicateurs de performance clés incluent la performance opportune et précise des activités assignées.

L’assistant aux contrats de services de conférence et linguistiques à ce niveau est généralement responsable de l’échange de questions courantes, et moins fréquemment non routinières, qui impliquent la coordination et le suivi des délais ainsi que l’établissement et le maintien des communications avec le personnel de contrepartie au sein du FIDA. Les contacts externes incluent les prestataires externes, les homologues des organisations internationales et les États membres. Les communications impliquent l’échange d’informations dans l’ensemble du Fonds à tous les niveaux et en externe avec des prestataires de services contractuels (traducteurs, réviseurs, correcteurs, etc.).

Compétences organisationnelles – Niveau 1

• Réflexion stratégique et développement organisationnel : influence personnelle;
• Faire preuve de leadership : leadership personnel et attitude face au changement;
• Apprendre, partager les connaissances et innover : cherche continuellement à apprendre, partage les connaissances et innove;
• Se concentrer sur les clients : Se concentrer sur les clients;
• Résolution de problèmes et prise de décision : Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision;
• Gérer son temps, ses ressources et ses informations : Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources;
• Travail d’équipe : Contribue efficacement à l’équipe;
• Communiquer et négocier : Communique efficacement : crée une compréhension entre soi et les autres;
• Établir des relations et des partenariats : Établit et entretient des relations de travail efficaces
• Gestion de la performance et développement du personnel : Gère efficacement le personnel et les équipes.

Éducation :

Niveau – Diplôme d’études secondaires.

Expérience professionnelle :

• Au moins trois (3) années d’expérience progressivement pertinente sont requises.
• Expérience spécifique au poste : Une expérience en comptabilité, finance, budget ou dans un domaine connexe est hautement souhaitable, y compris une expérience au sein du système des Nations Unies est hautement souhaitable. Maîtrise des applications informatiques du FIDA, notamment Microsoft Excel, Word et PowerPoint.

Langues :

• Anglais requis (4 – Excellent);

• Souhaitable : Français, Espagnol ou Arabe (3 – Bon).

Date de clôture : 02/08/2023

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