Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un Chargé de soutien régional, Afrique basé au Kenya et au Zimbabwe.
Profil de l’emploi
Soutenir la gestion, l’administration et la coordination fluides et efficaces du travail de CAFOD dans la région Afrique . Le périmètre du poste s’articule autour des fonctions générales suivantes :
- Soutien et coordination : soutenir les chefs de région dans la gestion et la coordination du travail interrégional et des processus organisationnels pertinents, y compris la gestion de l’information, la planification, les rapports et la budgétisation ; soutenir le représentant national de Surge et le responsable du programme Africa Church Advocacy Program.
- Communications : soutenir la communication et la circulation efficaces des informations au sein de l’équipe régionale et avec le reste de l’organisation, notamment en agissant en tant que point de contact clé pour les informations sur le travail de la région ;
- Programme et soutien financier : soutenir les chefs de région dans la gestion de tout projet/programme de partenariat interrégional, y compris la correspondance avec les partenaires, l’approbation et le paiement des subventions, le suivi et le reporting ; et la tenue des dossiers de projets papier et électroniques ; fournir un soutien similaire aux agents de programme dans la région lorsque leur charge de travail l’exige ;
- Administration : fournir un soutien administratif aux chefs de région et à l’équipe régionale, y compris la correspondance, les systèmes d’information et l’intégration, entre autres ;
- Représentation : de la région au sein de la CAFOD (et occasionnellement en externe), à la demande des chefs de région.
La portée de l’emploi
Le titulaire du poste fera partie intégrante de l’équipe Afrique . Le titulaire du poste sera chargé d’établir des relations de travail efficaces avec ses pairs du groupe de développement international, ainsi qu’avec ses collègues des groupes d’intervention d’urgence et de plaidoyer et d’éducation.
Le rôle comporte également un certain nombre de fonctions interorganisationnelles liées au travail avec les équipes de collecte de fonds, de finances, de médias et de communication de CAFOD. Le poste nécessite des déplacements internationaux compris entre 4 et 6 semaines par an. CAFOD mène actuellement des programmes nationaux au Soudan, au Soudan du Sud, en Érythrée, en Éthiopie, au Kenya, en Ouganda, au Mozambique, au Zimbabwe, en Swatini, en République démocratique du Congo, au Nigéria, en Sierra Leone et au Libéria.
Responsabilité
Le titulaire du poste rapportera à l’un des chefs de région Afrique.
Principales responsabilités
Soutien et coordination (30 %) (en particulier là où il existe des programmes interrégionaux)
- Soutenir et coordonner les responsabilités de la région envers les processus et initiatives organisationnels et départementaux pertinents, y compris la planification et les rapports (par exemple trimestriels et annuels) ;
- Maintenir et surveiller les budgets et les états financiers interrégionaux, en travaillant avec les chefs de région et le directeur financier régional sur les examens financiers trimestriels et annuels ;
- Soutenir la création d’une identité d’équipe forte, favorisant l’apprentissage et une compréhension partagée des enjeux pertinents. Cela comprend l’organisation et la facilitation des réunions en ligne et en personne du personnel régional ;
- Coordonner les réunions mensuelles pertinentes de l’équipe de direction régionale et les réunions ad hoc entre les membres de l’équipe régionale et les collègues de CAFOD ;
- Rechercher, identifier et promouvoir la coordination avec les réseaux pertinents, y compris Caritas, CIDSE et d’autres réseaux mondiaux ou spécifiques à une région, comme convenu avec les chefs de région et/ou les représentants nationaux ;
- Surveiller les problèmes/préoccupations de sécurité dans la région et souligner les préoccupations émergentes aux chefs de région, en surveillant les plans de sécurité des pays dans la région pour s’assurer qu’ils sont tenus à jour ;
- Travailler avec le personnel régional pour garantir un bon niveau de compréhension des systèmes opérationnels, des politiques et des procédures de CAFOD et, si nécessaire, assurer une formation et une initiation.
Information et communication (20%)
- Soutenir la circulation efficace de l’information et de la communication au sein de l’équipe régionale et à travers CAFOD,
- Agir en tant que point de contact clé pour obtenir des informations sur le travail de la région et travailler en collaboration avec le personnel du programme régional et l’équipe des opérations internationales pour garantir que le travail de CAFOD dans la région se reflète pleinement dans l’agenda de l’organisation (par exemple dans les campagnes, la collecte de fonds ou le travail médiatique). ),
- Être une source active de communication interne, en fournissant un accès facile à l’information en maintenant le site SharePoint de l’équipe régionale, ainsi que d’autres sites spécifiques sur l’intranet, et en interagissant avec l’équipe média le cas échéant,
- Encourager et coordonner le personnel régional pour qu’il s’engage et contribue aux communications internes et externes qui promeuvent le travail de la région,
Soutien administratif (40%)
- Fournir un soutien administratif aux chefs de région, y compris la correspondance, les systèmes d’information, la gestion de l’agenda de l’équipe, la préparation et le suivi des réunions mensuelles de l’équipe, la conception et le suivi des systèmes de classement, et la maintenance de la base de données et d’autres systèmes pour assurer une planification efficace, flux de communication et d’information
- Accompagner le personnel afin de garantir une utilisation efficace et efficiente du système de gestion du cycle de programme, en travaillant en collaboration avec d’autres équipes de CAFOD, pour fournir un soutien si nécessaire (par exemple lorsque l’accès est perturbé)
- Être le premier point de contact et/ou apporter un soutien administratif essentiel aux équipes régionales
- Organiser et coordonner l’intégration des nouveaux collaborateurs directement gérés par les chefs de région, en collaboration avec l’équipe des opérations internationales
- Fournir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe, si nécessaire, y compris en aidant à organiser des programmes pour les visites du personnel/des partenaires, les besoins de voyage et d’hébergement, la correspondance de routine et la couverture occasionnelle des collègues en cas d’absence.
Représentation (10%)
- Assister et représenter la région dans les réseaux CAFOD, groupes de travail et forums similaires au nom des chefs de région ou d’autres membres de l’équipe,
- En accord avec les chefs de région, assister occasionnellement à des réunions ou à des événements externes et identifier et suivre les actions qui en découlent.
Date limite : 02 octobre 2023