Centre de Stratégie et de Management SA recrute un(e) assistant(e) de réception et de voyages, Nairobi, Kenya

INTRODUCTION

Notre client est une entreprise kenyane leader avec des opérations dans toute la région. L’entreprise cherche à recruter un(e) Front Office & Travel Assistant pour gérer l’accueil et l’orientation des invités vers le bureau exécutif et gérer toutes les tâches liées aux voyages du personnel du groupe, y compris les billets de voyage, la réservation de visas, l’organisation de l’hébergement et les conseils sur la logistique des voyages.

RÉSUMÉ DU TRAVAIL

Un assistant de réception et de voyage performant doit posséder une expérience en administration de bureau et la capacité de communiquer facilement avec les membres du public. Les candidats de premier ordre sont des administrateurs compétents qui font en sorte que les visiteurs arrivant à la réception se sentent les bienvenus. L’assistant, grâce à une planification et une coordination méticuleuses, jouera également un rôle déterminant en permettant au personnel d’effectuer ses voyages avec facilité et en toute confiance, depuis la coordination des itinéraires de voyage et de l’hébergement jusqu’à la fourniture d’informations à jour sur les exigences et les restrictions de voyage.

Vous êtes également censé gérer certaines activités administratives, notamment la réception des marchandises au bureau exécutif, ainsi que le classement et l’organisation des documents. Le succès dans ce rôle se démontre par le maintien de la propreté et de la qualité des activités de la réception, ainsi que par un mélange de compétences organisationnelles et une compréhension approfondie de la logistique des voyages pour garantir que tous les aspects des préparatifs de voyage sont traités efficacement.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

• Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et transférer les appels.
• Planification et confirmation des rendez-vous, des réunions et des événements.
• Accueillir et assister les visiteurs de manière amicale et professionnelle.
• Suivi des fournitures de bureau et commande de remplacements.
• Garder la zone de réception bien rangée et respecter l’étiquette professionnelle.
• Effectuer d’autres tâches administratives, si nécessaire.
• Organiser tous les aspects des voyages d’affaires du personnel, y compris les vols, l’hébergement et le transport terrestre.
• Coordonnez les itinéraires de voyage, en garantissant des correspondances fluides et le respect des horaires pour plusieurs destinations.
• Négocier avec des prestataires de services tels que des hôtels et des sociétés de location de voitures pour obtenir les meilleurs tarifs et commodités pour le personnel.
• Traitez les documents liés au voyage, y compris les visas, les passeports et l’assurance voyage, en vous assurant que toutes les exigences légales sont respectées pour les voyages internationaux.
• Gérer les demandes spéciales et les aménagements pour le personnel, tels que les restrictions alimentaires, les besoins en matière d’accessibilité
• Gérer et rapprocher les dépenses de voyage et les budgets, en garantissant la rentabilité et le respect des directives financières.
• Suivi du paiement des dépenses liées aux déplacements par les comptables
• Aider dans les situations d’urgence ou les changements de dernière minute, en proposant des solutions et des alternatives pour assurer la satisfaction du personnel et la continuité des voyages.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE       

• Baccalauréat en administration des affaires, voyages, tourisme, hôtellerie ou domaine connexe en plus d’une certification professionnelle en voyages et tourisme ou dans un domaine connexe.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire.
• Connaissance des réglementations et exigences en matière de voyages internationaux.
• Familiarité avec les systèmes et outils de gestion des voyages.
• Capacité exceptionnelle à créer un environnement accueillant.
• Capacité à respecter l’étiquette des affaires et à conserver une apparence professionnelle.
• Maîtrise des systèmes de prise de rendez-vous et de transfert d’appels
• Expérience de travail avec le traitement de texte, les feuilles de calcul et les courriels, notamment Microsoft Word, Excel et Outlook
• Connaissance pratique des imprimantes, photocopieurs, scanners et télécopieurs.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Capacités de planification et d’organisation
• Capacité à travailler avec différents groupes de personnes
• Capacités multitâches
• Compétences efficaces en gestion du temps

Date de début prévue : 1er avril 2024