OBJECTIFS DU PROGRAMME
Le Centre de services mondial de l’OMS (GSC), en Malaisie, fournit des services spécialisés à tout le personnel et à tous les bureaux de l’OMS dans le monde et aux entités partenaires en ce qui concerne les ressources humaines, les achats, les finances et le support des applications et infrastructures informatiques de l’entreprise. L’objectif du GSC est de fournir la livraison rapide et fiable d’une gamme complète de produits et de services couvrant tous ces domaines. L’équipe Global Finance (GFI) et l’équipe Global Payroll (PAY) au sein du GSC fournissent des services de traitement et de comptabilité pour la paie, les pensions, les comptes créditeurs, les voyages et les dépenses et attribuent les transactions comme indiqué dans le catalogue de services.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Le traitement financier comprend un certain nombre de tâches à volume élevé, qui nécessitent néanmoins une attention particulière aux détails. Les erreurs de traitement pourraient entraîner des pertes financières à grande échelle pour l’Organisation et de graves inconvénients pour le personnel et/ou les fournisseurs à l’échelle mondiale. Le titulaire du poste sera responsable des opérations quotidiennes liées aux activités de finance et/ou de paie. Ces fonctions nécessitent :
– La capacité d’analyser et de traiter les transactions ;
– Examen axé sur les détails avec un suivi clair ;
– La capacité d’établir des priorités et de travailler sous pression avec une attention particulière aux détails ;
– Une approche proactive ;
– Compétences en communication efficaces lors de la liaison avec les collègues et avec les clients ;
– Étroite collaboration avec les collègues de GFI, PAY, GSC, HQ, RO et CO.
Dans le cadre des pouvoirs délégués, le titulaire du poste se voit attribuer tout ou partie des responsabilités suivantes. Cependant, le personnel peut être soumis à une rotation et affecté à d’autres tâches au sein de GFI et PAY, comme déterminé par le coordinateur, GFI et le responsable de la paie mondiale, ce qui comprend des missions ad hoc, le renforcement d’autres équipes ou le remplacement d’autres membres du personnel selon les besoins. Tâches et responsabilités générales (pour toutes les équipes) :
– Fournir des services réactifs aux clients et aux parties prenantes conformément au catalogue de services GSC. Ceci est réalisé grâce au traitement des demandes reçues dans le flux de travail ERP ; les demandes attribuées via d’autres systèmes d’entreprise ; ou assigné directement par les superviseurs, conformément aux procédures établies, pour administrer et mettre en œuvre correctement les tâches assignées afin de garantir la qualité et l’exactitude.
– Suivre de près les tâches en attente à résoudre dans les délais de réponse fixés dans le catalogue de services.
– Demander des conseils ou des orientations aux membres de l’équipe ou aux superviseurs si nécessaire.
– Prendre l’initiative de communiquer avec des collègues au sein ou entre les départements pour obtenir une confirmation ou des éclaircissements sur des problèmes si nécessaire.
– Répondre aux demandes de renseignements et fournir un soutien, des conseils et des orientations aux clients du siège social, des bureaux régionaux et des bureaux de pays.
– Aider à l’identification des problèmes ou des améliorations du système, et à tester les correctifs et les solutions.
– Réconcilier les comptes du Grand Livre ; et préparer les pièces de journal et les écritures comptables selon les besoins.
– Effectuer des missions ponctuelles, des projets spéciaux et toutes autres tâches connexes lorsque requis.
Les équipes de GFI et PAY ont des tâches spécifiques en plus de celles décrites ci-dessus :
a) Tâches de l’équipe des comptes créditeurs :
– Création et maintenance des dossiers financiers des fournisseurs et des enregistrements de données de base ;
– Traiter les factures fournisseurs, les notes de crédit et les paiements anticipés ;
– Fournir les attestations de compte et de paiement ;
– Examiner les transactions proposées au paiement ;
– Traiter et exécuter les paiements, traiter les annulations de paiements et les remboursements ;
– Déterminer le montant forfaitaire des déplacements statutaires et traiter les demandes de déplacements ;
– Traiter les transactions de voyage, y compris les annulations de voyage et les remboursements ;
– Traitement de certaines réclamations de voyage ;
– Contribuer au processus de séparation ;
– Télécharger les tableaux d’indemnités journalières ;
– Gestion des exceptions et des erreurs.
b) Gestion des récompenses :
– Création de donateurs ;
– Création de prix ;
– Traiter les transactions d’attribution telles que, entre autres, la distribution des fonds, le financement du plan de travail et les modifications ;
– Créer des dossiers ECM ;
– Révision et suivi des créances et de certains apports ;
– Gestion des exceptions et des erreurs.
c) Tâches de l’équipe de paie et de retraite :
– Tenue des dossiers financiers des membres du personnel ;
– Traiter les traitements de paie mensuels, quotidiens et ponctuels ;
– Séparations de processus ;
– Répondre aux demandes de fiches de paie du personnel.
d) Contrôles financiers et de reporting :
– Concilier les comptes bancaires ;
– Examen et analyse des comptes, reporting et rapprochement des comptes gérés par GSC ;
– Effectuer des contrôles de qualité, des rapports de surveillance et d’exceptions, rapprocher les comptes du grand livre général et préparer les pièces de journal et les écritures comptables selon les besoins ;
– Contribuer et participer activement aux activités de clôture de fin de mois et de fin d’année ;
– Gestion des exceptions et des erreurs.
QUALIFICATIONS REQUISES
ÉDUCATION
Essentiel :
– Diplôme d’études secondaires ou son équivalent, complété par une formation en comptabilité ou en tenue de livres.
Souhaitable :
– Diplôme en Comptabilité/Finance ou tout autre certificat professionnel (ACCA, CPA, ICAEW, etc.).
EXPÉRIENCE
Essentiel :
– Minimum 5 années d’expérience pertinente en comptabilité, finance, paie et/ou gestion financière, de préférence dans un contexte international ou ;
– 4 ans avec un diplôme universitaire de premier niveau ou ;
– 3 ans avec un diplôme universitaire supérieur.
– Expérience professionnelle et connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS.
– Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de packages MS Office (MS Word, Excel, etc.).
Souhaitable :
– Expérience dans l’utilisation d’un système ERP tel que Workday.
– Une expérience récente dans un Centre de Services Partagés Finance et RH est un atout.
– Une expérience significative et une connaissance avancée des progiciels de feuilles de calcul et de bases de données constituent un avantage.
COMPÉTENCES
– Intégrité, tact et discrétion dans les relations avec autrui.
– Bonnes capacités de communication globale (écrite et orale) et relationnelles.
– Un bon joueur d’équipe.
– Capacité à travailler sous pression.
COMPÉTENCES DE L’OMS
- Travail en équipe
- Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
- Communication
- Produire des résultats
- Avancer dans un environnement changeant
UTILISATION DES COMPÉTENCES LINGUISTIQUES
Essentiel :
– Connaissance approfondie de l’anglais.
Souhaitable :
– Connaissance intermédiaire d’une autre langue de l’ONU.
RÉMUNÉRATION
L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux une rémunération attractive qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net commençant à 50 770 MYR (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Cet avis de vacance peut être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau, y compris ceux à caractère temporaire.
- Seuls les candidats sérieusement considérés seront contactés.
- Un test écrit peut être utilisé comme forme de sélection.
- Dans le cas où votre candidature serait retenue pour un entretien, il vous sera demandé de fournir, au préalable, une copie scannée du(des) diplôme(s)/certificat(s) requis pour ce poste. . L’OMS ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.
- Toute nomination/prolongation d’engagement est soumise au Statut, au Règlement et au Manuel du personnel de l’OMS.
- L’OMS s’engage en faveur de la diversité du personnel.
- L’OMS est fière de son personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS. .
- L’OMS a une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels (EAS), du harcèlement sexuel et d’autres types de comportements abusifs (c’est-à-dire la discrimination, l’abus d’autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas réel ou suspecté d’exploitation sexuelle, de harcèlement sexuel et d’autres types de conduite abusive. Pour garantir que les personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation sexuelle, de harcèlement sexuel ou d’autres types de conduite abusive ne soient pas embauchées par l’Organisation, l’OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.
- L’OMS offre un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de toute forme de tabac.
- Ce poste fait l’objet d’un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de déplacement locale du lieu d’affectation.
Date limite : 1er janvier 2024