Le Programme Alimentaire Mondial recrute un (e) assistant (e) de soutien aux entreprises (RH, Finance, Admin), Kaedi, Mauritanie
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Avis de vacance de poste interne et externe
| Intitule du poste: |
Business Support Assistant (ADMIN/FINANCE/HR) |
| Type de contrat:
Grade: |
Fixed term
GS5 |
| Unite/division: |
Sous Bureau Kaédi/ADMINISTRATION |
| Lieu d’affectation: |
Kaedi |
| Durée: |
1 an renouvelable |
Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et concurrentielle.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées, le PAM est engagé pour l’égalité des sexes et entend relever l’équilibre homme- femme au sein de son équipe.
Avez-vous une première expérience dans la gestion de l’administration, des finances et HR ? Avez-vous le souhait de développer davantage votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ?
Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation très réputée qui apporte un changement positif dans la vie des personnes touchées par des difficultés ? Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans son personnel ?
Si votre réponse est oui, alors c’est une excellente opportunité pour vous de devenir membre à part entière d’une équipe diversifiée et passionnée qui travaille sur des projets variés et internationaux contribuant directement à l’assistance aux bénéficiaires.
Pourquoi devriez-vous rejoindre le PAM ?
Le PAM aide plus de 86 millions de personnes dans environ 83 pays. Votre travail aura un impact positif sur la vie des personnes les plus touchées par l’insécurité alimentaire et ayant le moins de capacité à réagir aux chocs grâce à leurs propres ressources et à des mécanismes d’adaptation.
La façon dont le PAM sert les personnes affamées et vulnérables – y compris les groupes qui risquent particulièrement d’être exclus des possibilités d’autosuffisance -, est vraiment importante pour renforcer leur sécurité et leur dignité.
Vous rejoindrez une équipe diversifiée de professionnel(le)s et aurez l’occasion d’échanger votre expérience et votre expertise avec vos collègues.
Le PAM investit dans la formation et le développement de ses employés grâce à une gamme de programmes de formation, d’accréditation, de mentorat et d’autres programmes ainsi que des possibilités de mobilité interne.
Notre équipe se développe à l’international et le moment choisi pour nous rejoindre ne peut pas être meilleur !
Nous proposons un package de rémunération attractif (veuillez-vous référer à la section Termes et Conditions).
Contexte et objet de la mission :
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) soutient les efforts du Gouvernement Mauritanien pour l’atteinte de l’ODD 2 « Faim Zéro » d’ici 2030. En cohérence avec son mandat, le PAM se concentre sur un double objectif consistant à sauver des vies et préserver les moyens d’existence tout en promouvant les capacités de résilience, tant au niveau national que local. Les orientations du Plan Stratégique Pays 2019-2022 positionnent l’ensemble des activités du PAM en appui à la mise en place d’un « système national de protection sociale réactif aux chocs », seul à même d’instituer des mécanismes efficaces et concertés de préparation et de réponse en matière de sécurité alimentaire et de nutrition sensible à l’approche intégrée genre.
Attributions spécifiques :
Sous la direction du Chef du Sous-Bureau de Kaédi et avec l’appui technique de l’unité Admin/Finance et Ressources Humaines de Nouakchott, l’assistant(e)aura pour responsabilité les taches suivantes :
Administrations :
- Être responsable de la gestion des locaux, des fournitures de bureau, des voyages (missionnaires internes et externes), et du parc automobile, et signaler au superviseur toute anomalie quant à l’accomplissement cohérent et opportun des services, afin d’assurer un environnement de travail sûr et confortable pour le personnel du PAM ;
- Etiqueter tous les équipements, les inventorier deux fois/an et tenir à jour le registre manuel pour des fins d’intégration des données dans le système ;
- Veiller à la gestion efficace, transparente et en temps opportun de carburant et établir les rapports mensuels de consommation pour une prise de décisions en cas de besoin ;
- Etablir, enregistrer et archiver à temps les documents administratifs de voyages (ordres de mission, autorisations de voyage, visas de sécurité, etc.) suivant les procédures ;
- Répondre à un ensemble de requêtes liées à la fourniture de services administratifs afin de soutenir la résolution des problèmes quotidiens ;
- Coordonner les activités du personnel travaillant sous sa supervision pour s’assurer que les objectifs individuels et d’équipe sont atteints conformément au plan de performance ;
- Vérifier l’état des bâtiments et installations afin de relever tous besoin en matière d’entretien et/ou de réhabilitation,
- Se familiariser avec les contrats administratifs pour le suivi des prestations d’entretiens et de gardiennage de locaux et d’entretiens des équipements ;
- Former et conseiller le personnel en matière d’interprétation des procédures administratives y compris la politique genre du PAM d’assurer la cohérence et l’efficacité des services fournis et la prise en compte des besoins spécifiques(hommes/femmes) ;
- S’assurer que l’approche genre soit intégrée d’une manière transversale dans les activités administratives
Finances:
- Gérer la petite caisse et les avances opérationnelles par des écritures comptables et rapports financiers corrects et produits en temps opportun ;
- Vérifier avant tout paiement l’exactitude et la conformité des factures reçues suivant les bons de commande et/ou contrats de service ou autres documents pour s’assurer que les achats des biens de consommation et services sont proprement autorisés et que les biens commandés ont été reçus et les services bien rendus ;
- Préparer périodiquement les réconciliations et rapports financiers de la petite caisse et avances opérationnelles et s’assurer de leur classement, y compris les justificatifs ;
Ressources Humaines:
- Veiller à la présence effective du personnel au bureau suivant les procédures internes ;
- Fournir une assistance au personnel nouvellement recruté et affecté au bureau (connaissance et intégration, etc.)
- Veiller et assurer le suivi des dossiers du personnel avec le Bureau de Pays ;
- Vérifier et suivre les fiches de présence mensuelles du personnel, demandes de congés, congés spéciaux, formulaires de demande de remboursement des frais médicaux, et autres formulaires en rapport avec les ressources humaines ;
- Préparer et suivre le plan de congé annuel et les demandes de congés du personnel ;
- Fournir l’assistance à tout personnel en cas de voyage et de remboursement des dépenses ;
- Assurer le secrétariat des réunions du personnel ;
- Archiver électroniquement et sur papier tous les dossiers et/ou toutes autres pièces ;
- Appuyer le plan d’action HR en matière d’égalité de sexe sur le terrain
Le staff pourra également assurer d’autres tâches en fonction des priorités définies par la Direction.
Qualification & niveau d’experience requis:
| Niveau d’éducation: |
Avoir un diplôme de niveau BTS /Licence /Master en comptabilité/Finance/Administration/gestion du personnel |
| Experience: |
Avoir au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle avec des responsabilités progressives dans le domaine d’administration, finance, comptabilité, audit, et ressources humaines ; Et un (1) an dans une agence onusienne ou un organisme international sera un atout. |
| Compétences: |
Déléguer les taches avec des instructions claires, prioriser les activités d’équipe dans des situations d’urgences et de contraintes de temps, assurer que les besoins des clients internes sont proprement résolus et que les employés ont individuellement la formation nécessaire à l’accomplissement de leur travail ;
Adopter/prôner le langage de politesse/ inclusif, courtoisie et de flexibilité pour satisfaire l’audience en facilitant une communication transparente au sein du personnel ;
Assurer que les règles et procédures du PAM sont appliquées au travail au sein de l’unité ;
Traiter impartiellement et équitablement avec respect les personnes sous sa supervision ;
Surveiller le progrès de l’équipe afin d’assurer que les objectifs sont atteints. Assurer que les besoins en termes de développement de l’unité sont résolus et faciliter activement la coopération entre les membres de l’équipe.
Capacité à juger, tirer/interpréter/analyser des données et à résoudre des difficultés opérationnelles avec indépendance et impartialité ;
Capacité à accomplir le travail dans les délais, à entreprendre plusieurs taches en établissant des priorités et fournir les résultats escomptés et/ou à manier un grand volume de travail de façon systématique, effective et précise ;
Capacité à gérer des informations confidentielles ;
Capacité à communiquer de manière claire et concise, à traiter avec patience et tact les personnes de différentes nationalités et cultures et à développer les relations interpersonnelles ;
Capacité à former les autres sur les responsabilités liées au travail ;
Bonne organisation, rapports complets et précis, données précises mises à jour et disponibles, tous documents relatifs à l’Administration, Finances et Ressources Humaines
Esprit d’initiative face aux problèmes inattendus, tout en sollicitant les directives et/ou en rapportant au Chef de Bureau en cas de besoin ; |
Kinday SAMBA
Représentante et Directrice du Pays
PAM- MAURITANIE