Chemonics recrute un Conseiller en entreposage et distribution dans l’État de Gombe au Nigeria.
Contexte :
L’objectif du contrat IDIQ à attribution unique du programme de chaîne d’approvisionnement de santé mondiale de l’USAID – Gestion des achats et des approvisionnements est d’assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé afin de prévenir les souffrances, de sauver des vies et de créer un avenir meilleur pour les familles du monde entier. L’IDIQ dispose de quatre ordres de tâches qui soutiennent directement le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR), l’Initiative présidentielle contre le paludisme (PMI) et le programme de planification familiale et de santé reproductive de l’USAID. GHSC-PSM fournit des services d’achat de produits de santé et une assistance technique de renforcement des systèmes qui couvrent tous les éléments d’une chaîne d’approvisionnement complète. Les quatre ordres de tâches sont mis en œuvre au Nigeria
Principales fonctions et responsabilités (fonctions essentielles)
Entreposage
- Assurer le respect des bonnes pratiques d’entreposage dans toutes les opérations de la chaîne d’approvisionnement (opérations d’entreposage dans les deux établissements appartenant au gouvernement, y compris les installations de stockage désignées pour les MILDA pour les campagnes de distribution et les entrepôts 3PL sous contrat). Servir de ressource dans la coordination des opérations d’entrepôt pour la fourniture de produits du programme de santé aux établissements de santé et pour assurer le réapprovisionnement approprié et opportun des produits de l’établissement en fonction des commandes de livraison entre les programmes/divers donateurs.
- Surveiller les opérations d’entrepôt des prestataires de services d’entrepôt logistique tiers (3PL d’entreposage sous-traités) et des entrepôts appartenant au gouvernement pour garantir que les pratiques standard et les procédures appropriées sont maintenues.
- Surveiller de près l’utilisation de l’espace d’entrepôt pour garantir qu’un espace d’entreposage adéquat est disponible pour tous les produits du programme de santé achetés/commandés et également garantir que la facture de service de l’entrepôt correspond à l’utilisation réelle.
- Assurez-vous que les équipements de surveillance de la température sont disponibles et fonctionnels et surveillez-les pour garantir la conformité aux normes acceptables.
- Conserver la documentation pertinente, notamment : suivi de quarantaine, suivi d’expiration, suivi d’utilisation des palettes, etc. et fournir des rapports récapitulatifs de routine selon les besoins.
- Coordonner et superviser la sélection, l’emballage et l’expédition (PPD) des produits sur de longues distances afin de positionner les produits pour la distribution du dernier kilomètre (LMD).
- Partagez les mises à jour quotidiennes de PPD, dépannez et traitez les risques et les perturbations possibles pour une résolution rapide.
- Valider les allocations de produits en gros pour le LMD par rapport aux quantités physiques avant le début du LMD.
- Coordonner et superviser la sélection, l’emballage et l’expédition (PPD) des produits pendant les LMD.
- Faciliter une documentation complète et précise pendant les LMD et les trajets interétatiques/longs courriers ; POD et SRV/SIV/RIRV.
- Collaborer avec les coordonnateurs logistiques de l’État pour examiner le rapport sur l’état des stocks de tous les produits du projet stockés dans des entrepôts détenus/gérés par le gouvernement.
- Prendre réception des expéditions internationales destinées à être livrées directement aux États ; réception officielle des produits (médicaments contre le paludisme, tests de diagnostic rapide et moustiquaires insecticides longue durée, MILD) dans l’entrepôt sous-traité (propriété de prestataires de services d’entrepôt logistique tiers, d’entrepôts appartenant au gouvernement (magasins médicaux centraux – CMS) et soumission des rapports de réception ( en veillant à ce que toutes les transactions de stock soient documentées en conséquence) au gestionnaire de l’entrepôt.
- Comptages physiques mensuels de toutes les marchandises dans les entrepôts sous-traités (propriétés d’un fournisseur de services d’entrepôt logistique tiers, d’un entrepôt appartenant au gouvernement (Magasins médicaux centraux – CMS) ou de tout autre entrepôt ou lieu de stockage désigné dans la capitale de l’État), rapprocher les stocks et surveiller toutes les transactions de stock. (pour les médicaments contre le paludisme, les tests de diagnostic rapide et les moustiquaires insecticides longue durée, les MILD), y compris les reçus, les sorties et le stock disponible (décompte physique).
- Soutenir la réalisation des objectifs globaux du projet, selon les besoins, pour garantir la performance du projet.
- Maintenir une bonne connaissance et compréhension de toutes les règles et procédures du bureau telles qu’énoncées dans le manuel de politique du bureau extérieur.
- Le nouveau déploiement du Warehouse Commodity Parallel System (WCPS) appelé m-Supply en tant que gestion des stocks d’entrepôt parallèle par le projet et pour le projet.
- Préparer des rapports techniques hebdomadaires, mensuels et trimestriels selon les besoins.
- Effectuer d’autres tâches selon les directives du superviseur
Distribution
- Assurer le respect des bonnes pratiques de distribution dans toutes les opérations de la chaîne d’approvisionnement. Servir de ressource dans la coordination des opérations de distribution pour la fourniture de produits du programme de santé aux établissements de santé et pour assurer une livraison/réapprovisionnement approprié et opportun des produits en fonction des commandes de livraison entre les programmes/divers donateurs.
- Surveiller les activités de distribution des prestataires de services logistiques tiers ; les 3PL du transport pour garantir que les pratiques standard et la distribution des procédures appropriées sont maintenues.
- En collaboration avec les coordonnateurs logistiques basés sur le terrain, fournir un soutien technique pour garantir que les établissements de santé reçoivent les produits de santé nécessaires.
- Coordonner les opérations de distribution/transport vers les établissements de santé, dans les délais convenus, comme stipulé dans les bons de travail ou les accords de niveau de service.
- Effectuer l’inspection des véhicules, en s’assurant que les véhicules déployés par les 3PL sont adaptés, appropriés et répondent aux normes établies telles que stipulées dans les contrats/bons de travail pour la fourniture de services de transport.
- Effectuer des contrôles ponctuels lors des LMD ; rassembler et signaler toutes les non-conformités ou rapports défavorables (dont certains s’inquiètent de soupçons de fraude, de perte de marchandises, de livraison par procuration, de retards de livraison, d’utilisation de véhicules non conformes, etc.) concernant les performances des 3PL.
- Partagez les mises à jour quotidiennes de LMD et dépannez pour identifier et gérer les risques et les perturbations de LMD.
- Soutenir la réalisation des objectifs globaux du projet, selon les besoins, pour garantir la performance du projet.
- Maintenir une bonne connaissance et compréhension de toutes les règles et procédures du bureau telles qu’énoncées dans le manuel de politique du bureau extérieur.
- Préparer des rapports techniques hebdomadaires, mensuels et trimestriels sur les activités de distribution, selon les besoins.
- Le déploiement et la mise en œuvre du réseau COMS (Commodity Ordering System). Ce COMS est utilisé pour la consolidation et la confirmation des commandes LMD en mouvements vers le statut d’entrepôt, ce qui réduit le traitement manuel des commandes LMD qui prenait du temps et était sujet aux erreurs. Utilisation ordonnée des plans d’itinéraire approuvés, surveillance et suivi de l’état de préparation et de la disponibilité des commandes LMD pour le traitement.
- Déploiement de l’outil Power BI pour le suivi en temps réel de l’utilisation de l’ePOD dans les livraisons du dernier kilomètre de produits vitaux par les 3PL, en signalant et en résolvant toutes les lacunes identifiées liées à la livraison directement sur le terrain.
- Utilisation de la plateforme AssurX pour signaler, suivre et résoudre les non-conformités des fournisseurs.
- Effectuer d’autres tâches selon les directives du superviseur
Gestion des POD
- Assurez-vous que les 3PL de distribution soumettent une copie des POD au LMCU 48 heures après avoir terminé la distribution.
Qualifications professionnelles
- Diplôme ou son équivalent.
- Bonne compréhension du WMS, de l’analyse du plan d’itinéraire/plan de déploiement de camions
- Une expérience antérieure en coordination 3PL est un avantage supplémentaire.
- Expérience antérieure dans la distribution de produits de santé, de préférence dans un environnement international de gestion de la chaîne d’approvisionnement des soins de santé
- Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes
- Capacité à travailler en équipe et à être motivé et autonome
- Compétences informatiques supérieures à la moyenne ; connaissance des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), ePOD, suivi GPS
- Expérience de travail sur un projet financé par l’USAID ou un donateur requise
- La maîtrise de l’anglais est requise.