L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde, en aidant à restaurer la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et le pouvoir des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondée en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations humanitaires non gouvernementales (ONGI) internationales au monde, travaillant dans plus de 40 pays et plus de 25 villes américaines pour aider les gens à survivre, à reprendre le contrôle de leur vie. l’avenir et renforcer leurs communautés. Force pour l’humanité, les employés d’IRC ont un impact durable en rétablissant la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes. Si vous êtes un acteur du changement passionné et axé sur les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde pour un avenir meilleur.
L’IRC travaille en Ouganda depuis 1998 pour soutenir les réfugiés, les communautés d’accueil vulnérables et diverses institutions du pays, notamment le gouvernement, les organisations communautaires, la société civile et le secteur privé. Actuellement, l’IRC en Ouganda est présent dans cinq sous-régions et six camps de réfugiés, mettant en œuvre des programmes dans les secteurs de la santé, de la protection et de l’état de droit (PRoL), de la protection et de l’autonomisation des femmes (WPE), de la reprise économique et du développement (ERD). , et l’éducation. IRC Ouganda met également en œuvre des programmes transversaux axés sur le renforcement des systèmes et la responsabilité envers les personnes affectées. Récemment, l’IRC Ouganda a apporté son soutien à la réponse aux évacués afghans à Entebbe.
Aperçu du poste
Le coordonnateur des subventions est responsable de la gestion rapide et efficace et du développement commercial d’un vaste portefeuille de subventions multi-donateurs. Ce poste fait partie du département des programmes et gère toutes les fonctions de l’unité des subventions de l’IRC Ouganda, y compris l’élaboration des propositions, les rapports, la conformité des donateurs et d’autres tâches administratives. Le coordonnateur des subventions gère une équipe de deux gestionnaires de subventions et d’un responsable des subventions et relève du coordonnateur principal de la qualité et de la responsabilité des programmes (SPQAC) qui relève du directeur adjoint des programmes (DDP). Le poste travaillera en étroite collaboration avec le coordonnateur MEAL, le coordonnateur des partenariats, le service financier et les responsables des secteurs de programme. Le rôle est basé à Kampala avec des déplacements occasionnels sur les sites du programme à travers l’Ouganda.
Principales responsabilités :
Développement des affaires:
- En coordination avec le coordinateur principal de la qualité et de la responsabilité du programme (SPQAC), le DDP et le directeur pays (CD), étudier les opportunités d’étendre la programmation existante et de nouvelles opportunités pour IRC Ouganda, sur la base du plan d’action stratégique (SAP) finalisé et approuvé.
- En coordination avec le DDP, le SPQAC, le coordonnateur S&E et les coordonnateurs techniques, soutenir l’élaboration de plans de développement de programmes intégrés et à long terme au-delà des plans basés sur des projets.
- Soutien à la recherche de nouvelles opportunités de financement et au maintien de bonnes relations avec les donateurs actuels.
- Avec le soutien du SPQAC et du DDP, diriger l’élaboration et la mise en œuvre du plan de développement des affaires en Ouganda.
- Maintenir le suivi des propositions/notes conceptuelles en attente et mettre à jour les projections de financement si nécessaire.
- Développer et gérer les allocations de financement pour le développement des affaires.
Élaboration de propositions :
• Préparer et diriger les réunions Go/No Go pour les opportunités de financement, selon les besoins.
• Diriger l’élaboration de notes conceptuelles et de propositions à soumettre aux donateurs en coordination avec les responsables sectoriels et les équipes financières et opérationnelles. Y compris:
o Analyser les demandes de propositions/notes conceptuelles
o Organiser et gérer l’utilisation des délais, des modèles et des lignes directrices pour les propositions
o Assurer la liaison avec le personnel des programmes, des opérations et des finances concernant la rédaction des propositions et la budgétisation
o Rédaction ou compilation et gestion de l’examen des propositions
o Assurer la liaison avec l’unité de gestion des récompenses de l’IRC (AMU) pour garantir que les propositions répondent aux normes internes et répondent aux exigences des donateurs.
o Propositions de packaging à soumettre.
o Garantir des ressources appropriées pour soutenir la soumission des propositions, par exemple en demandant des fonds de soutien aux propositions, en gérant des consultants, etc.
- Tenir un registre des leçons tirées de l’élaboration des propositions et des commentaires des donateurs et les partager avec les coordonnateurs techniques, les finances et SMT.
- Effectuer le suivi des soumissions, des évaluations des propositions des donateurs et fournir des commentaires si nécessaire.
Rapports sur le programme et conformité des donateurs :
- Diriger les aspects quotidiens des processus de reporting des donateurs pour garantir la soumission en temps opportun de rapports programmatiques précis. Coordonner avec le service des finances pour assurer la soumission en temps opportun des demandes de modification du budget et des rapports financiers. Cela comprend le suivi et la diffusion des calendriers et des modèles de rapports, ainsi que l’examen et la soumission des rapports au donateur.
- Coordonner les examens et les approbations du siège et de l’unité technique avant la soumission aux donateurs.
- Assurer le strict respect des délais internes et donateurs.
- Fournir aux équipes de programmes et d’opérations des conseils et des informations techniques de routine pour garantir que toutes les subventions sont mises en œuvre conformément aux réglementations de l’IRC et des donateurs.
- Coordonner avec le siège social pour obtenir et diffuser des conseils spécialisés en matière de conformité, selon les besoins.
- Soulever de manière proactive les problèmes de conformité potentiels auprès de la haute direction ; Travailler en étroite collaboration avec les collègues de conformité du siège pour résoudre tout problème connexe.
- Développer et mettre à jour des aide-mémoire de conformité pour toutes les subventions.
Gestion et suivi des subventions :
- Agir en tant que point focal pour les communications avec le siège sur toutes les fonctions d’administration des subventions.
- Assurer l’animation opportune et productive des réunions du cycle de projet (PCM), y compris les réunions de conception, d’ouverture, de mise en œuvre, de clôture et d’apprentissage du projet. Capturez tous les points d’action et effectuez un suivi régulier jusqu’à leur achèvement.
- Faciliter les réunions mensuelles de comparaison du budget par rapport aux dépenses réelles pour analyser les dépenses du projet et suivre les points d’action en vue de mesures correctives.
- Diriger et/ou soutenir toutes les révisions, modifications et réalignements budgétaires du projet.
- Assurer une gestion de l’information de qualité grâce à la maintenance régulière des dossiers de subvention, des calendriers de reporting, la soumission et la mise à jour en temps opportun de la documentation interne de l’IRC et d’autres outils de l’unité de subvention et des plateformes en ligne spécifiques à l’IRC (en particulier OTIS), y compris la coordination et la préparation des documents et des fichiers pour les besoins internes et externes. vérifications.
- Aider à préparer, réviser et modifier les protocoles d’accord et les accords de subvention.
- Veiller à ce que toutes les communications du département avec les collègues de l’IRC et les donateurs soient constructives, claires et organisées.
Gestion des partenariats :
- Agir en tant que point focal pour toute la conformité liée aux partenaires.
- Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur du partenariat pour faciliter les processus de partenariat avant et après l’attribution liés aux subventions, y compris l’approbation des sous-financements des partenaires, conformément au système d’excellence du partenariat pour l’égalité et les résultats (PEERS) de l’IRC.
- Engager les partenaires dans les processus de développement commercial, d’élaboration de propositions, de reporting et de gestion des subventions, le cas échéant, en coordination avec l’équipe des partenariats.
- Assurer la conformité des partenaires de mise en œuvre dans tous les processus des donateurs conformément aux protocoles internes.
Gestion et développement du personnel :
- Diriger la gestion directe du personnel de l’Unité des subventions et assurer le développement professionnel/renforcement des capacités selon les besoins.
- Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel du programme en facilitant la formation et en fournissant un soutien individuel de suivi dans la rédaction de rapports, l’élaboration de propositions et d’autres sujets connexes, selon les besoins.
- Tenir l’équipe informée des nouvelles initiatives de gestion des subventions lancées par les donateurs, par les bureaux régionaux ou du siège de l’IRC et diffuser des mises à jour sur les outils de gestion des subventions à l’équipe.
- Assurer une délimitation claire des rôles et des responsabilités et une répartition logique du portefeuille pour tous les membres de l’équipe.
- Coordonner la gestion des performances au sein du département et assurer une culture de haute performance grâce à l’engagement et à la responsabilisation du personnel.
- Superviser le recrutement du nouveau personnel selon les besoins. Assurer une intégration et une formation complètes pour les nouvelles recrues.
Relations de travail clés
Le poste relève de : Coordonnateur principal de la qualité et de la responsabilité des programmes
Reporting direct : deux responsables des subventions
Autres contacts internes : Directeur adjoint, Programmes ; Coordonnateurs techniques en santé, WPE, ERD, PRoL et éducation (coordinateur senior PlayMatters) ; Coordonnateur des partenariats ; Coordonnateur des REPAS ; Équipe des subventions ; Équipe des finances ; Directeur du comté ; Directeur adjoint des opérations ; Coordinateur en ressources humaines; Coordonnateurs de terrain ; Points focaux de l’Unité de gestion des récompenses basée au siège pour l’Afrique de l’Est ; Conseillers techniques
Exigences
Qualifications:
- Baccalauréat dans un domaine pertinent et expérience applicable en matière de gouvernance, d’administration et de gestion des subventions à but non lucratif, y compris le BD et la conformité.
- Minimum de six années d’expérience dans la gestion de subventions humanitaires dans un environnement de travail multi-donateurs et multi-secteurs.
- Expérience démontrée dans un rôle de coordination interministérielle et capacité à communiquer avec un éventail de parties prenantes et à équilibrer les priorités.
- Expérience dans la direction de l’élaboration de grandes propositions de financement multisectorielles.
- Compétences avancées dans la rédaction et la compilation de rapports pour les donateurs, y compris la coordination des contributions et l’élaboration de documents complexes dans différents départements.
- Expérience préalable en gestion de subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des donateurs du gouvernement américain (BPRM), européens (FCDO, ECHO, Union européenne) et des Nations Unies (HCR, UNFPA). Une connaissance des fondations privées (IKEA et LEGO) est un plus.
- Compétences exceptionnelles en rédaction et en édition en anglais requises. Capable de rédiger et d’éditer des documents détaillés à soumettre aux donateurs avec un minimum de supervision.
- Connaissance pratique de l’élaboration et de la gestion du budget
- Expérience de travail dans un environnement multiculturel et de préférence en Afrique
- Familiarité avec les systèmes et processus IRC internationaux, un plus.
Compétences
- Solides compétences en communication interculturelle et désireux de travailler au sein d’une équipe diversifiée. Sensible aux différences interpersonnelles et à la diversité des points de vue.
- Compétences exceptionnelles en matière de planification et d’organisation. Capable de prioriser et de suivre efficacement plusieurs activités et délais simultanément.
- Analytique, stratégique et capable de développer de manière proactive des solutions à des défis complexes.
- Fiable, patient et capable de travailler de manière autonome dans un environnement en évolution rapide.
- Forte capacité à encadrer et à renforcer les capacités du personnel.
Environnement de travail
Le statut de sécurité de l’IRC Ouganda est actuellement en phase 2 (jaune) dans tous les sites IRC du pays, ce qui signifie que la situation sécuritaire globale est relativement calme. Il existe cependant certaines menaces de terrorisme et de petite délinquance qui nécessitent une certaine prudence.
Le poste est basé à Kampala, avec des déplacements prévus sur le terrain. Un logement privé et individuel est fourni selon la sélection du candidat et facilité par l’IRC au moyen d’une allocation de logement. L’hébergement sur le terrain se fait généralement dans de simples chambres d’hôtel.
Candidats nationaux : Nous encourageons fortement les candidats nationaux à postuler pour ce poste. L’IRC s’efforce d’attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes.
Norme de conduite professionnelle : L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes décrits dans l’IRC Way – notre code de conduite. Ce sont l’intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité.
Engagement envers le genre, l’égalité, la diversité et l’inclusion : L’IRC s’engage à créer un environnement de travail diversifié, inclusif, respectueux et sûr où toutes les personnes sont traitées équitablement, avec dignité et respect. L’IRC interdit expressément et ne tolérera pas la discrimination, le harcèlement, les représailles ou l’intimidation des personnes de l’IRC dans n’importe quel cadre de travail. Nous visons à accroître la représentation des femmes, des personnes originaires du pays et des communautés que nous servons, ainsi que des personnes qui s’identifient comme des races et des ethnies sous-représentées dans les structures de pouvoir mondiales.
Date de clôture