La Banque Mondiale recherche un(e) Assistant(e) à la gestion des ressources à Kampala, Ouganda.
Tâches et responsabilités :
L’assistant RM travaille de manière indépendante sous la supervision du chef de pays et de l’analyste CO RM sous la supervision générale du responsable principal de la gestion des ressources et du directeur administratif (CAO) basé au siège. Les fonctions de l’assistant RM vont de la responsabilité principale des transactions comptables et des paiements des fournisseurs, à la réalisation d’examens de conformité et de rapports aux unités de contrôle centrales, à l’établissement/rationalisation des procédures au sein du bureau tout en garantissant que les contrôles appropriés sont en place et en soutenant et conseillant le personnel sur une multitude de Sujets RM. En outre, l’assistant RM joue un rôle clé dans l’administration et la diffusion des politiques RM de la Banque. L’assistant RM doit fournir un travail de qualité, en trouvant un équilibre entre l’excellence technique RM et l’orientation client. Le titulaire doit avoir un solide travail d’équipe au sein et à l’extérieur de l’unité, et la capacité de travailler de manière indépendante sur des projets RM avec d’autres membres de l’équipe RM au sens large. L’initiative et d’excellentes compétences en communication, tant écrites qu’verbales, ainsi que des compétences interpersonnelles sont indispensables.
Les principales responsabilités de l’assistant RM sont les suivantes :
Comptabilité financière et rapports :
• Traite avec précision et rapidité toutes les transactions comptables, y compris la paie, les dépenses de fonctionnement, les achats, les voyages, les paiements des consultants, les paiements des fournisseurs, les rétrofacturations et autres dépenses de fonctionnement du bureau.
• Traite les transactions dans le module Asset Management pour l’inventaire du bureau.
• Tient à jour les comptes réconciliés à tout moment.
• Examine régulièrement les postes ouverts, les comptes et résout tout poste en suspens dans les délais prescrits par le WFA (principalement 15/30/60 jours).
• Conserve systématiquement les documents et factures pertinents pour soutenir pleinement les comptes.
• Effectue le rapprochement des comptes bancaires et examine les besoins de trésorerie et de réapprovisionnement.
• Soumettre les rapports de déclaration mensuelle de rapprochement (MSR) dans le délai institutionnel (dans les 10 jours après la clôture du mois).
• Aide à la planification et au suivi du budget et des dépenses liés au programme de travail du bureau de pays.
• Fournit des références aux politiques et procédures financières et administratives de la Banque dans les domaines liés aux dépenses administratives.
• Surveille les dépenses d’exploitation et met en évidence les problèmes potentiels.
• Examine mensuellement les rapports d’exceptions et prend des mesures correctives (telles que les temps manquants, SOE ; exceptions, heures supplémentaires, bons de commande ouverts, etc.).
• Assure le respect des politiques et directives institutionnelles et régionales.
• Génère une variété de rapports financiers/comptables standards et personnalisés.
• Interagit avec les clients à l’intérieur et à l’extérieur de la Banque, par exemple le personnel, les consultants, les fournisseurs, etc., pour effectuer les paiements en temps opportun et résoudre les problèmes liés à la comptabilité.
Contrôles comptables :
• Maintenir la cohérence dans l’application des règles et procédures comptables, y compris la protection des espèces et des chèques.
• Assurez-vous que toutes les transactions ont été dûment approuvées et que les pièces justificatives ont été paraphées avant le traitement.
• Examiner régulièrement les comptes du grand livre pour garantir une comptabilisation exacte.
• Examiner les soumissions PeopleSoft.
• S’assurer que les bons comptes GL sont utilisés dans le traitement des transactions.
• Surveiller les dépenses d’exploitation et mettre en évidence les problèmes potentiels.
• S’assurer que la politique de régularisation de fin d’année est mise en œuvre à 100 %.
• Examine, suit et résout les problèmes notés dans tous les rapports d’exercices de revue de contrôle interne émis par le service comptable (carte de pointage comptable et QAR, visite sur le terrain du bureau de pays).
• Effectuer le suivi des recommandations d’audit et du COSO relatives à la fonction comptable.
Administration générale :
• Gère les achats locaux de fournitures, d’équipements et de contrats de services.
• Tient et met à jour les enregistrements et les rapports sur l’état des stocks et des actifs physiques.
• Gère une variété de questions administratives générales de bureau et d’autres tâches ponctuelles selon les besoins (par exemple, voyages, sécurité, ateliers et conférences, etc.).
• Fournir des conseils au personnel moins expérimenté.
• Fournir des informations et une assistance sur les politiques d’avantages sociaux et les questions connexes (par exemple, prêts d’aide financière, allocation pour personnes à charge, prestations médicales, rémunération des heures supplémentaires).
• Traite les contrats de consultants à court terme conformément aux lignes directrices.
Les critères de sélection
• Éducation/expérience minimale : baccalauréat en comptabilité, commerce, finance ou autre discipline pertinente ; ou Baccalauréat non pertinent plus l’un des éléments suivants : (1) Diplôme avancé CIMA en comptabilité de gestion ; ou (2) Diplôme avancé de l’ACCA en comptabilité et en commerce ; ou (3) un certificat comptable équivalent au niveau du pays.
• Années minimales d’expérience pertinente : Au moins 1 an d’expérience pertinente, mais il est préférable d’avoir un candidat ayant une expérience professionnelle de deux ans ou plus.
• Compétences linguistiques : maîtrise de l’anglais et capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit dans les deux cas.
• Expertise démontrée dans la gestion des travaux financiers/comptables au niveau transactionnel.
• Expertise démontrée en matière de reporting financier, de planification et de suivi budgétaires et de contrôle interne.
• Compétence démontrée en relations humaines.
• Compétence dans l’utilisation des logiciels MS Office tels que (Word, Excel et PowerPoint).
• Bonne connaissance pratique des systèmes financiers, tels que SAP.
Compétences générales
• Intégrité et indépendance : prépare des rapports précis, en veillant à ce que les faits pertinents soient présentés équitablement, partage librement les informations.
• Rapports statutaires et autres rapports aux parties prenantes : peut produire des états financiers et des rapports pro forma ; familier avec les exigences de divulgation et les notes qui les accompagnent, ainsi que les rapports de la direction et de l’auditeur.
• Contrôles internes et procédures d’entreprise : peut analyser les données et les processus commerciaux pour déterminer la viabilité des contrôles et des procédures et identifier tout problème ou zone de risque.
• Gouvernance : Capable d’interpréter les exigences fondamentales en matière de gestion des ressources des structures de gouvernance d’un client et de fournir une analyse budgétaire de base.
• Planification et budgétisation : peut produire des rapports et des budgets standard et analyser les informations budgétaires ; comprendre la structure et les sources de financement de l’entité.
• Évaluation des performances et reporting : Capable de déterminer les besoins en informations des utilisateurs et de présenter des informations qui soutiennent la prise de décision de la direction.
• Conception d’informations et d’outils de gestion : Capable d’analyser les besoins en informations de gestion, de définir avec précision les exigences et d’assurer la qualité des informations produites.
• Stratégie financière : comprend ce qui a un impact sur la solidité et l’intégrité du compte de résultat et du bilan de l’entité, ainsi que sur les produits de prêt et les structures de tarification de base de la Banque.
• Gestion des tâches et du flux de travail : possède d’excellentes compétences en matière de gestion de flux de travail et d’organisation des tâches ; capable d’assumer la responsabilité de tous les aspects de la coordination du flux de travail des responsabilités assignées.
• Traitement des transactions et contrôle qualité.
Date limite : 03 novembre 2023