L’International Rescue Committee recrute un directeur adjoint chargé des opérations H/F, Goma, République démocratique du Congo
Requête nº: req19119
Intitulé de poste: Directeur Adjoint Chargé des Opérations
Secteur d’activité: Opérations
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Oui
Lieu de travail: Goma, Democratic Republic of Congo
Descriptif du poste
Avec son siège à Goma et des bureaux de terrain dans les provinces du Nord-Kivu, Sud-Kivu, Haut-Katanga et Tanganyika, IRC est l’un de plus grands acteurs humanitaires en République Démocratique du Congo (RDC). IRC vise à sauver des vies, renforcer les institutions Congolaises et renforcer la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et professionnellement exécutés. IRC travaille en RDC depuis 1996 et présentement il travaille dans cinq domaines programmatiques principaux – soins de santé primaire, reconstruction dirigée par la communauté et la gouvernance locale, l’autonomisation des femmes et la prévention et l’allègement de la violence basée sur le genre, l’éducation et la préparation et réponse aux urgences. Ces programmes reflètent les principes directeurs de IRC qui sont le renforcement de capacité, la participation, le partenariat, la protection et la promotion des droits humains, et la programmation en général.
Etendue du travail
Le Directeur Adjoint Chargé des Opérations (DDO) joue un rôle important dans la conduite et la gestion du bureau pays de IRC RDC et est membre de l’équipe principale de gestion. Les responsabilités quotidiennes du DDO comprendront la supervision directe et/ou assistance aux équipes des opérations y compris la Chaîne d’Approvisionnement, l’Administration, les Technologies de l’Information et la Securite. Les responsabilités secondaires comprendront travailler avec le CD et les équipes du programme en vue d’assurer des services de soutien de qualité au programme selon les principes de IRC et les directives du donateur et que ces services sont rendus à temps et dans les limites du budget.
Le poste sera basé à Goma dans la Province du Nord-Kivu mais exigera des voyages réguliers à tous les bureaux de terrain de IRC à base des priorités et les besoins concurrentiels de divers bureaux de terrain. Il (elle) aura à travailler en étroite collaboration avec les Coordinateurs de terrain et le personnel de soutien de diverses opérations et avec le CD. Le DDO travaillera en étroite collaboration avec les autres membres de la direction sur terrain et à Kinshasa en vue d’assurer une communication et une coordination efficace. Le DDO fera ses rapports directement au CD.
Responsabilités
Leadership et gestion opérationnels
- Superviser directement tous les départements de support opérationnel (SC, HR, IT) dans tous les bureaux extérieurs de l’IRC en RDC, y compris Kinshasa, Goma, Bukavu et Kalemie (et à tout autre endroit au fur et à mesure de l’extension du programme) ;
- Assurer et faciliter une coordination efficiente et efficace entre les divers départements et programmes des opérations afin de garantir une planification collaborative pour une approche axée sur les résultats
- Assurer la direction des objectifs opérationnels du plan d’action stratégique du programme de pays. Travailler avec l’équipe de direction et le responsable opérationnel pour s’assurer que le support opérationnel est en place pour atteindre tous les objectifs et résultats annuels ;
- Garantir l’utilisation des outils standard IRC pour promouvoir la formation continue et le mentorat du personnel des opérations, y compris l’identification des opportunités de renforcement des capacités.
- Participer aux réunions de coordination hebdomadaires, trimestrielles et autres comme prévu ;
- Veiller à ce que les fonctions de support participent aux réunions de développement des subventions, d’ouverture, d’examen et de clôture des subventions pour intégrer la planification des opérations à la planification et à l’évaluation globales du projet ;
- Veiller à la mise en œuvre efficace des politiques, initiatives, outils et procédures opérationnelles mondiales de IRC au niveau national ; cela comprendra l’identification des vides des politiques opérationnelles et l’élaboration de nouvelles politiques en consultation avec les responsables opérationnels régionaux.
Chaîne d’approvisionnement et informatique
- S’assurer et vérifier que les politiques de la chaîne d’approvisionnement mondiale sont mises en œuvre, documentées, diffusées et que les processus de surveillance requis sont efficaces.
- S’assurer que le personnel de la chaîne d’approvisionnement travaille efficacement avec les autres unités / départements pour améliorer la planification et l’utilisation efficace des outils standard du SGC (budget et réel). , Integra, SCMR, Scorecard etc…) ;
- Aider le service de la chaîne d’approvisionnement à conclure des accords à long terme sur les produits et le service avec des fournisseurs dûment contrôlés et à entretenir un partenariat stratégique avec les fournisseurs sous contrat ;
- Réaliser des examens périodiques des systèmes d’approvisionnement, de véhicules et de carburant, d’actifs, d’entrepôts / de stocks, de fournisseurs et de contrats avec des fournisseurs, afin d’identifier les domaines à améliorer et à respecter les politiques et les pratiques standard de l’IRC GSC ;
- Examiner, mettre à jour et appliquer les procédures opératoires normalisées en ce qui concerne le rôle du service de la chaîne d’approvisionnement ;
- S’assurer que le matériel adéquat et suffisant est en place et bien entretenu pour le bon fonctionnement du service informatique d’IRC et la préservation maximale des actifs ;
- Superviser les fonctions informatiques par l’intermédiaire du responsable informatique pour s’assurer que tout le personnel dispose d’un support informatique efficace ;
- Vérifier que les politiques et procédures informatiques sont documentées, diffusées et appliquées uniformément dans l’ensemble du programme de pays, sur tous les sites.
Ressources humaines et administration
- Superviser et coordonner le coordinateur des ressources humaines et le personnel des ressources humaines dans tous les bureaux extérieurs.
- S’assurer que toutes les exigences administratives et la documentation sont mises à jour et respectées (enregistrement des OING, taxes SS, contrats de logement pour expatriés et bureaux, etc.)
- S’assurer que toutes les procédures RH (processus de recrutement, contrats, orientation du nouveau personnel, évaluations de la performance) sont effectuées conformément aux directives IRC (et aux exigences des donateurs, si nécessaire) et en toute transparence.
- S’assurer que toutes les initiatives de ressources humaines sont correctement et rapidement mises en œuvre.
- S’assurer que tous les rapports pour le département des ressources humaines sont complétés avec précision et dans les délais
- Offrir une formation et un mentorat intensifs au personnel national pour augmenter la capacité
- S’assurer que toutes les procédures RH de l’IRC sont correctement suivies par tout le personnel et proposer / développer des améliorations si nécessaire.
- Appliquer les procédures opératoires normalisées dans la mesure où elles se rapportent au rôle du département des ressources humaines.
Securite et access humanitaire
- Supervise and donne la direction au coordinateur de la sécurité et de l’accès humanitaire ;
- Informe le leadership sur les tendances du contexte au sujet des risques pour les staffs, les programmes, les opérations et suggère les mesures de mitigation appropriees ;
- Superviser l’élaboration et la mise à jour des documents de sécurité clés, y compris les plans de gestion de la sécurité (SMP), les procédures opérationnelles standard (SOP), les plans d’urgence et les évaluations des risques de sécurité (SRA) ;
- S’assurer que l’accès humanitaire, la sûreté et la sécurité sont pris en compte tout au long du cycle de chaque nouveau programme, de la conception et de la budgétisation à la mise en œuvre et à la clôture.
Planification stratégique Budgétisation et finances
- Participer à la révision du plan d’action stratégique (SAP) du bureau de pays de la RDC en RDC ;
- Développer un plan d’opérations pour soutenir les activités du programme ;
- Soutenir les efforts globaux du bureau de pays pour assurer une culture de pensée stratégique en veillant à ce que les nouveaux employés soient orientés vers SAP, conscients de leur rôle dans la contribution au SAP et intégrant des éléments du SAP dans leur travail quotidien afin de contribuer à ses objectifs généraux.
Représentation
- Établissez de bonnes relations avec les fonctionnaires des administrations locales et nationales, du travail, des douanes, de l’immigration et autres afin de vous assurer que les projets IRC sont conformes à la législation et aux coutumes locales et de réduire les contraintes bureaucratiques à la mise en œuvre des projets ;
- Établir de bonnes relations avec les autres ONGI et les acteurs humanitaires ;
- Assister aux réunions externes pertinentes organisées pour discuter des problèmes de sécurité, de logistique et d’administration ayant une incidence sur les opérations de l’IRC sur le terrain.
Exigences
- Diplôme de maîtrise requis (opérations générales ou liées à la gestion, de préférence);
- Expérience minimale de 5 ans dans la gestion d’opérations et / ou de projets dans des pays en développement, de préférence en Afrique;
- Capacité démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux de terrain distants
- Expérience dans la gestion de la chaîne logistique mondiale, des ressources humaines, de l’administration et de la sécurité
- Expérience dans la gestion d’opérations (y compris de sécurité) dans des environnements touchés par des conflits
- Excellentes compétences en communication interculturelle
- Excellent renforcement des capacités du personnel et compétences de formation
- Solides compétences en résolution de problèmes, en analyse et en prise de décision ;
- Solides compétences en informatique ;
- Flexibilité, capacité de travailler de manière autonome et de respecter les délais
Situation de sécurité / logement spécifique
Goma étant la phase de sécurité 3 (ORANGE), le DDO devra respecter les divers protocoles de sécurité en vigueur dans le pays. La phase 3 nécessite une planification d’urgence claire en place avec le personnel préparé au cas où une hibernation ou une évacuation serait appelée
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion,