Appel à candidature : OMS recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ive) à Brazzaville, République du Congo.

 

 

 

 

 

 

 

Résumé des taches assignées.

Sous la directive technique du programme ou unité et la directive générale de PAO du Cluster Maladies communicables et non communicables, l’Assistant (e) administratif (ive) accomplir les tâches suivantes :

  1. Superviser et surveiller le flux d’informations du bureau de l’UCN en assurant un suivi efficace et rapide des demandes d’informations, de briefings et autres actions relatives au fonctionnement administratif.
  1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l’urgence de chacun, y compris en les redirigeant le cas échéant.
  1. Tenir à jour l’agenda et le calendrier du programme ou de l’unité UCN en planifiant des réunions et/ou en les reprogrammant en raison de perturbations dues à des événements imprévus, rediriger les visiteurs et les appelants si nécessaire.
  1. Surveiller les demandes de biens et de services, y compris les exigences de réception, de paiement et d’inventaire.
  1. Coordonner et surveiller les besoins en espace de bureau en liaison avec les unités concernées, selon les besoins.
  1. Rédiger la correspondance générale ou administrative de l’unité ou programme; finaliser la correspondance / les rapports pour signature / autorisation et vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l’OMS et du programme et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation dans le système.
  2. Apporter un appui administratif constant au chef d’Equipe du programme ou unité en coordonnant avec les autres unités de support logistique ou technique.
  3. Monitor leave and attendance records, as required.
  4. Surveiller le registre des congés et présence du personnel du programme ou unités.
  5. En étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif, créer et/ou maintenir des systèmes de classement ; revoir continuellement le système de classement pour s’assurer que l’information est à jour et utilisée de manière efficace et efficiente.
  6. Coordonner la compilation des documents techniques et autres informations demandées et fournies par le personnel professionnel à partir de diverses sources (bibliothèque, Internet, autres clusters), pour s’assurer qu’ils sont logiquement compilés, formatés et assemblés pour faciliter le travail du programme ou unité.
  7. Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers, y compris la préparation des plans d’événements dans GSM/Oracle, les lettres d’invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; l’envoi de matériel et la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées.
  8. Planifier les réunions d’équipe/de service, selon les horaires et les besoins ; rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des points d’action pour assurer une réponse rapide aux demandes du chargé du programme ou unité.
  9. Obtenir des documents d’information et de référence pour les réunions, séminaires, ateliers organisés par le programme/unité auxquels assistera le personnel professionnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés.
  10. En utilisant le système GSM/Oracle, préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels du personnel. Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative. Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un soutien à d’autres domaines de travail.

Qualifications Académiques.

Essentiel : Baccalauréat ; ou équivalent dans le domaine technique or commercial

Désirable: Formation en administration publique, ou en secretariat.

Expérience

Essentiel : 5 ans d’expérience de travail dans des postes de secrétariat/adjoint administratif dans une institution publique ou privée reconnue

Désirable: Expérience avec l’OMS ou d’autres agences des Nations Unies dans le domaine de la gestion administrative du bureau ou dans une d’organisation intergouvernementale / internationale et du travail dans un environnement bilingue serait un atout.

Compétences/Connaissances

Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des apports provenant de plusieurs sources ; exprimer ses idées de manière claire et concise, tant à l’oral qu’à l’écrit ; conceptualiser et exécuter des tâches avec peu de supervision. Connaissance du protocole. Sensibilisation aux règles et réglementations, politiques et procédures de l’OMS. Le tact, la discrétion et la capacité à garder les informations confidentielles sont essentiels.

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Date limite : 25 avril 2023