Avis de recrutement : OMS recrute un Adjoint administratif à Brazzaville au Congo.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
Aider les pays de la Région africaine de l’OMS à fournir des services de vaccination de haute qualité qui contribueront à : (a) la réduction de la mortalité, de la morbidité et de l’incapacité dues aux maladies évitables par la vaccination grâce à l’utilisation optimale des vaccins disponibles et nouveaux et (b) le renforcement des systèmes de santé nationaux.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers, y compris les lettres d’invitation, le calcul des coûts et les demandes de déplacement ; aider à la préparation des documents, à l’expédition du matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;–> Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance/les rapports pour signature/autorisation ; vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation.–> Initier, via le module d’approvisionnement GSM, des contrats pour les consultants, des accords pour l’exécution des travaux (APW) , Contrats de services techniques (TSA), et les demandes de services extérieurs généraux (GES) ; –> Surveiller et enregistrer la réception des livrables, et initier et surveiller les paiements si nécessaire ;–> Lancer, via le module d’approvisionnement GSM, les demandes d’achat de marchandises, et surveiller et recevoir les livrables ;–> S’assurer que les rapports et documents techniques sont conformément aux normes, règles, pratiques et procédures de l’OMS, en les éditant et en les corrigeant si nécessaire avant leur soumission pour signature ou autorisation de l’autorité compétente.–> À l’aide d’outils de suivi appropriés, assurer le suivi et garantir que les dates cibles et les délais sont respectés. satisfaits et que la correspondance et les questions reçoivent une réponse en temps opportun ;–> Obtenir des informations et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels assisteront le personnel professionnel de l’équipe, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés.–> À l’aide de GSM/Oracle, préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS. Effectuer les réservations de vols et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.–> Exécuter d’autres responsabilités connexes assignées, y compris le remplacement et l’assistance d’autres personnes, selon les besoins.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou son équivalent en enseignement technique ou commercial.
Souhaitable : Formation dans des compétences administratives et de secrétariat et/ou dans un domaine administratif.
Expérience
Essentiel : Minimum de huit (8) années d’expérience dans la fourniture d’un soutien administratif dans le cadre d’une organisation internationale.
Souhaitable : Au moins cinq (5) ans d’expérience à l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies serait un atout.