Avis de recrutement : OIM recrute un(e) Assistant(e) achats et logistique au Sénégal.

 

 

 

 

 

Fonctions/responsabilités principales :

Approvisionnement

  1. Examiner et traiter toutes les demandes d’achat en ligne, bons de commande, OIPA, etc. liés au projet MPRR ; vérifier qu’ils disposent de toutes les informations requises et se conformer à la matrice d’autorisation d’achat et aux autres instructions du bureau et obtenir toutes les informations supplémentaires nécessaires.
  2. Aider à préparer un plan de passation des marchés pour le programme basé sur le plan de travail au niveau du programme et en étroite coordination avec les responsables des unités respectives.
  3. Aider les superviseurs dans les achats plus complexes et de plus grande valeur.
  4. Préparer les documents d’appel d’offres, solliciter des offres et des devis, le cas échéant ; préparer le résumé de l’analyse des offres et le partager avec l’unité requérante ; peuvent participer au processus d’évaluation et fournir des apports techniques.
  5. Une fois l’achat approuvé, confirmer les termes de l’entente avec les fournisseurs sélectionnés, préparer la documentation pertinente (bon de commande, contrat, etc.) et coordonner les autorisations requises.
  6. Surveiller l’état des engagements en cours, y compris au niveau national, et assurer le suivi de la livraison dans les délais des biens et services ; à la livraison, coordonner avec l’unité de réception pour obtenir des bons de livraison satisfaisants.
  7. Surveiller les actifs et aider les bureaux de pays à mettre en œuvre le MPRR dans la gestion, le reporting et la maintenance des actifs.
  8. Examiner les factures des fournisseurs, préparer les demandes de paiement et coordonner avec les finances le paiement en temps opportun des fournisseurs/prestataires de services.
  9. Créer et conserver des enregistrements physiques et électroniques de tous les documents tout au long du cycle de passation des marchés conformément aux instructions et procédures de l’OIM ; récupérer, présenter et analyser les informations du système et préparer des rapports périodiques mettant en évidence les problèmes qui nécessitent une attention particulière.
  10. Aider l’unité d’approvisionnement et de logistique du bureau de pays du Sénégal à mener des études de marché pour identifier de nouveaux fournisseurs/prestataires de services potentiels ; participer à leur évaluation concernant la qualité, les prix et les services conformément aux meilleurs intérêts de l’organisation.
  11. Garder une trace de tous les accords contractuels et informer les parties concernées pour un renouvellement en temps opportun ; surveiller les fournitures et les services de bureau, préparer les demandes si nécessaire et coordonner avec l’unité des finances le paiement des factures de services publics.
  12. Fournir des informations et des conseils techniques à tout le personnel du bureau sur les instructions et procédures liées aux achats.

Logistique

  1. Effectuer les tâches logistiques liées aux ateliers, séminaires, activités du programme MPRR ; y compris la coordination des véhicules.

Général

  1. Fournir une formation et des conseils au personnel nouveau/subalterne de l’unité.
  • Effectuer d’autres tâches qui peuvent être assignées.

Qualifications et expérience requises :

Éducation:

  • Baccalauréat en administration des affaires, comptabilité, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe d’un établissement universitaire accrédité avec trois années d’expérience professionnelle pertinente ; ou,
  • Diplôme d’études supérieures dans les domaines ci-dessus avec cinq années d’expérience professionnelle pertinente.
  • Une certification en achats, logistique ou gestion de la chaîne d’approvisionnement est un avantage.

Expérience:

  • Expérience en approvisionnement et en logistique et en collaboration avec des fournisseurs et des prestataires de services ;
  • Expérience avec le processus de gestion des actifs ;
  • Une expérience de travail avec les règles et procédures d’achat et de logistique de l’OIM/ONU est un avantage ;
  • Expérience de travail dans une organisation internationale, un avantage.

Compétences

  • Haut niveau de connaissances informatiques;
  • Connaissance de SAP hautement souhaitable;
  • Capacité à travailler avec des institutions nationales et internationales ;
  • Capacité à préparer un rapport clair et concis ;
  • Excellentes compétences en communication et en négociation.

Langues

Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol.

Les candidats internes et externes intéressés sont invités à soumettre leur candidature par e-mail à [email protected] en indiquant : « ROWCA-HR-23-005-VN, Assistant achats et logistique » dans l’objet.

Pour que les candidatures soient prises en compte, les candidats sont invités à soumettre leur candidature avec une lettre de motivation (pas plus d’une page) précisant la motivation et les qualifications requises pour postuler, ainsi qu’un curriculum vitae détaillé, une adresse e-mail fonctionnelle et un numéro de téléphone portable. Les candidatures incomplètes seront automatiquement rejetées.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Date de clôture :