Avis de recrutement : PNUD recrute un(e) Spécialiste en gestion de programmes à Dakar, Sénégal.

Avis de recrutement : PNUD recrute un(e) Spécialiste en gestion de programmes à Dakar, Sénégal.

 

 

 

 

 

L’unité PMSU sera centrale à la fois au bureau de pays et au hub et couvrira donc à la fois le bureau pays du Sénégal et le hub régional. Le spécialiste en gestion de programme, chef du PSMU coordonnera également le travail des équipes en charge de la communication, du partenariat et de la mobilisation des ressources, du S&E et du RBM. Le spécialiste en gestion de programme travaillera en étroite collaboration avec les équipes du programme et des opérations. Conformément aux dispositions de l’ICF, il/elle rendra compte principalement au Représentant Résident Adjoint en charge des Opérations avec une ligne hiérarchique secondaire au Représentant Résident Adjoint en charge du Programme.

Résumé des fonctions clés

1. Fournir un soutien pour renforcer l’orientation stratégique du bureau de pays du PNUD et des projets régionaux dans le Hub.
2. Assurer un soutien efficace en matière de gestion de programme au bureau de pays et aux projets régionaux dans le centre en se concentrant sur le contrôle de la qualité du cycle de programmation complet et en se concentrant sur l’intégration des perspectives RBM, y compris en renforçant la planification, le suivi et l’évaluation du bureau de pays et des projets et programmes régionaux. .
3. Assurer une bonne gestion financière des ressources du bureau pays et du hub. 
4. Superviser les processus d’audit.
5. Soutenir l’établissement et le maintien de partenariats stratégiques et soutenir la mobilisation des ressources et la communication dans le bureau de pays et dans le Hub.

• Soutenir l’élaboration et l’opérationnalisation du document de programme pays et des documents de projets régionaux, en collaboration avec les partenaires.
• Soutenir et conseiller sur le développement, la gestion et la mise en œuvre des projets du bureau de pays et des projets régionaux gérés dans le hub régional en étroite collaboration avec le coordinateur du programme régional.
• Coordonner avec d’autres unités du bureau de pays l’élaboration de plans de travail annuels/intégrés (AWP/IWP), le rapport annuel du bureau de pays, les rapports annuels axés sur les résultats (ROAR) et d’autres exercices de planification d’entreprise et de rapport sur les résultats.
• Coordonner avec d’autres unités du Bureau régional pour l’Afrique, y compris les centres de services régionaux, les bureaux de pays et les bureaux centraux, et soutenir les chefs de projet et le coordonnateur du programme régional dans l’élaboration de plans de travail annuels/intégrés (AWP/IWP), du rapport annuel du programme régional, des résultats. Rapports annuels orientés (ROAR) et autres exercices de planification d’entreprise et de reporting sur les résultats.
• Réaliser une cartographie des processus métier et établir des procédures opérationnelles standard internes pour garantir que les projets régionaux suivent des flux de travail efficaces entre les projets et adhèrent et se conforment aux politiques et tableaux de bord de l’entreprise.
• Soutenir et coordonner le renforcement et la gestion des connaissances dans le bureau de pays et le centre régional.

• Fournir un soutien consultatif aux chefs de projet du bureau de pays et du hub, tout au long du cycle du projet, y compris la formulation, la mise en œuvre, le suivi, les rapports et la clôture, tout en garantissant l’application des politiques et procédures du programme du PNUD.
• Promouvoir le développement et l’application efficaces d’outils de GAR dans la gestion du cycle des programmes et des projets, y compris l’élaboration d’un plan de S&E pour le bureau de pays et l’établissement d’objectifs de gestion (BSC) pour les programmes et projets régionaux et le suivi de l’atteinte des résultats.
• Fournir un soutien technique aux chefs de projet en ce qui concerne l’assurance qualité des documents de projet, les PQA, les LPACS et les e-PAC pour les projets régionaux. 
• Fournir des conseils techniques sur l’utilisation de différentes modalités de mise en œuvre et instruments de programmation, soutenir la préparation et fournir l’approbation et l’assurance qualité des documents juridiques, y compris les lettres d’accord, les protocoles d’accord, les RPA, etc., sur la base des règles et réglementations du PNUD. 
• Fournir un soutien technique aux chefs de projet du CO et du Hub et un soutien à la coordination du coordonnateur régional du programme en ce qui concerne le suivi des résultats et les tableaux de bord de transparence.
• Assurer une planification, un suivi et une évaluation efficaces dans le but de mesurer l’impact du programme de pays et des projets régionaux.
• Fournir un soutien technique et un contrôle de la qualité des évaluations décentralisées des programmes et des projets de pays au sein du bureau de pays et du centre, des évaluations et des examens conformément à la politique d’évaluation du PNUD.
• Fournir un soutien à la coordination des programmes et des projets du bureau de pays et des exercices d’audit des projets régionaux parmi le personnel des programmes, des projets et des opérations et garantir le respect des normes de qualité et des délais d’audit.

Assurer une saine gestion financière, une planification et un suivi des ressources du programme, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Supervision stratégique de la planification financière, de la budgétisation et de l’établissement des coûts, de la mise en œuvre et du suivi du bureau de pays et des programmes et projets régionaux, en suivant l’utilisation des ressources financières.
• Assurer la mise en œuvre de systèmes de contrôle interne efficaces en collaboration avec l’unité des opérations et garantir la responsabilité globale de l’utilisation des fonds ainsi que l’application stricte et cohérente des règles et réglementations du PNUD dans toutes les opérations du projet. 
• Travailler en étroite collaboration avec diverses unités et équipes de projet, le siège social et les unités régionales pour assurer une performance financière réussie en fournissant une analyse des ressources du programme pour une planification efficace des ressources.
• Fournir des conseils techniques et un soutien à la coordination au programme de RRC et au responsable du centre régional dans l’examen et la mise en place d’objectifs de livraison trimestriels et annuels.
• Soutenir les équipes de projet dans la création de nouveaux projets dans Quantum, la mise en place de GMS et la gestion des révisions budgétaires conformément aux AWP/ProDocs approuvés ; 
• Traiter les transferts de revenus vers les CO qui mettent en œuvre les activités et informer les CO respectifs et les chefs de projet, en étroite collaboration avec l’unité financière.   
• Suivi régulier et préparation de rapports financiers de gestion sur l’exécution, la mobilisation des ressources, les allocations TRAC, la gestion des revenus du programme et le recouvrement des coûts. 
• Surveillance périodique des tableaux de bord et des exceptions, dépannage des erreurs budgétaires, de la disponibilité des fonds, fourniture de COA, d’autres problèmes et identification des actions correctives.
• Surveiller les rapports financiers et assurer le suivi avec les chefs de projet du Hub et du CO sur les obligations impayées, faciliter la clôture des projets, les liquidations des postes non soldés, les déficits et le NIM/ONG Advance vieillissement et liquidations. 
• Soutenir la mise en œuvre de HACT pour les projets des bureaux de pays, y compris les activités d’assurance en collaboration avec d’autres bureaux de pays au nom du programme régional, conformément aux directives HACT. 
• Soutenir la formation des partenaires et des chefs de projet, le cas échéant, sur l’utilisation des avancées NIM/ONG et des formulaires FACE.

Superviser les processus d’audit, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Soutenir la préparation des audits des bureaux de pays, en s’assurant que les pièces justificatives sont disponibles et ont été régulièrement archivées ; effectuer un pré-audit et une vérification régulière des domaines d’audit, en particulier les domaines soulignés comme « plus faibles » lors des audits précédents.
• Soutenir la préparation des audits NIM/HACT. Soutenir la mise en œuvre de toutes les recommandations et mises à jour des audits > Action du CO et réponse aux auditeurs dans les systèmes concernés.

Soutenir l’établissement et le maintien de partenariats stratégiques, soutenir la mobilisation des ressources et assurer des rapports efficaces sur le programme de pays et les projets régionaux, soutenir les activités de communication dans le hub régional :

• Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources du programme régional du bureau de pays. 
• Soutenir la création, l’approfondissement et la coordination de partenariats avec les agences des Nations Unies, les institutions intra/gouvernementales, les donateurs bilatéraux et multilatéraux, le secteur privé, la société civile, etc.
• Assurer l’approbation en temps opportun et la mise en œuvre efficace de tous les accords de contribution liés au programme de pays et aux projets régionaux.
• Initier, assurer le respect et finaliser tous les accords de cofinancement/contribution, en étroite consultation avec les chefs de projet pays et le DRR/P, les chefs de projets régionaux et le coordonnateur régional du programme.
• Assurer la haute qualité des propositions soumises aux donateurs, en validant la pertinence et l’exactitude des modalités de mise en œuvre du programme et de la budgétisation, conformément aux orientations de programmation du PNUD sur les politiques de budgétisation, de chiffrage et de recouvrement des coûts. 
• Guider les équipes de projet et préparer clairement les rapports financiers et fournir une assurance qualité pour le contenu et la présentation des rapports de fond.
• Assurer la coordination, la finalisation et la soumission en temps opportun de rapports aux donateurs de haute qualité (financiers et narratifs) en pleine conformité avec les obligations contractuelles du PNUD. 
• Maintenir un système de classement solide, développer une base de données de rapports sur les donateurs et alerter les équipes du programme sur les étapes en cours et les obligations de reporting dues.
• Faire le suivi des contributions exceptionnelles avec les partenaires.
• Suivez l’expiration des accords et facilitez leur prolongation en temps opportun si nécessaire.
• Coordonner les activités de communication dans le hub pour assurer une communication ciblée et efficace sur les résultats.
• Assurer une cohérence efficace entre les activités de mobilisation et de communication de la ressource.