UN WOMEN recherche un Agent du service administratif au Sénégal basé à Dakar.

ONU Femmes, ancrée dans la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Relevant du gestionnaire des opérations, l’agent des services administratifs soutient les opérations du bureau en effectuant une variété de processus administratifs standard garantissant une qualité et une exactitude élevées du travail. L’agent des services administratifs favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. L’agent des services administratifs travaille en étroite collaboration avec l’équipe du personnel des opérations, des programmes et des projets pour assurer une prestation de services cohérente et pour résoudre les problèmes complexes liés à l’administration et à la transmission de l’information.

Prouver le soutien général en matière d’administration et d’opérations au bureau régional conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies d’ONU Femmes.

• Préparer le plan de travail pour l’équipe administrative ;
• Coordonner et superviser le personnel de soutien administratif du DS ;
• Coordonner et superviser les expéditions et les modalités de dédouanement ;
• Coordonner et superviser les préparatifs de voyage ;
• Coordonner et faciliter l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites ;
• Coordonner les services d’entretien des bâtiments; préparer/renouveller les contrats avec les prestataires de services et surveiller la prestation des services
• Superviser les questions de protocole, l’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales sur l’espace et d’autres questions administratives ;
• Gérer et améliorer le système de classement en assurant la sécurité des documents confidentiels.
• Gérer la petite caisse du bureau
• Gérer l’approvisionnement en carburant des véhicules officiels ainsi que des véhicules du personnel international

Coordonner et organiser les processus de gestion des actifs et d’approvisionnement

• Gérer les fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue à jour de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d’un journal de distribution ;
• Fournir une assistance dans la gestion des actifs au bureau
• Fournir des contributions substantielles à la préparation des plans de passation des marchés pour le bureau et contribuer au suivi de leur mise en œuvre ;
• Générer des rapports liés aux achats ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes de renseignements ;
• Examiner les demandes de passation de marchés et lancer des procédures de passation de marchés, principalement pour les micro-achats, pour les équipements, fournitures et services de bureau et de projet ;
• Organiser et gérer les activités et processus d’approvisionnement, principalement pour les micro-achats ;
• Coordonner les négociations contractuelles, préparer la demande d’attribution de contrat pour l’examen et l’approbation des autorités compétentes, selon les besoins ;
• Coordonner et superviser la préparation des bons de commande (PO) et des contrats dans et hors Atlas ; assurer l’exactitude des bons de commande ;
• Aider à administrer et à établir des accords à long terme (LTA) avec les équipes conjointes des Nations Unies.

Fournir un soutien administratif au développement et au partage des connaissances

• Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur les questions administratives ;
• Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’administration, d’approvisionnement et de ressources humaines ;
• Informer les membres du personnel sur les questions administratives générales ; fournir des conseils et un soutien administratif

Indicateur clé de performance

• Adhésion aux règles et réglementations d’ONU Femmes ;
• Services d’approvisionnement en temps opportun et de qualité ;
• Accomplir les tâches de manière transparente et rentable ;
• Fournir des conseils opportuns et de qualité aux clients ;
• Rapports ponctuels et de qualité.

• L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis;
• Un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un atout

Expérience

• Au moins 5  années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services d’administration, d’approvisionnement, de ressources humaines ou de soutien logistique ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.);
• Une expérience des procédures de l’ONU est un atout
• Expérience dans l’utilisation d’ATLAS est un atout

Langue

• La maîtrise de l’anglais et du français est requise
• La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.