Union Internationale des Télécommunications recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) (Division FNS) à Genève, Suisse.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

Ce poste est placé sous la direction du Chef du Département et sous la supervision quotidienne du Chef de la Division des réseaux futurs et de la gestion du spectre (accès). Il s’agit de fournir des services d’appui administratif à la Division, afin de garantir la bonne exécution du travail administratif au sein de la Division. Le/la titulaire du poste doit être capable de hiérarchiser les tâches et de travailler de façon autonome sous la direction générale du supérieur hiérarchique. À cette fin, le/la titulaire s’acquitte des tâches suivantes:

• Fournit un appui administratif à la Division en ce qui concerne les communications, les réunions et le flux de travail; repère les sujets complexes ou délicats pour leur donner une attention spéciale, et détermine les questions prioritaires qui doivent être portées à l’attention du supérieur hiérarchique.
• Reçoit et examine tout le courrier destiné à la Division, attire l’attention du Chef de la Division sur les questions les plus importantes; assure la distribution à tous les fonctionnaires de la Division qui sont concernés; rédige des réponses, apporte les modifications nécessaires et effectue un suivi de la correspondance en vue de la signature du supérieur hiérarchique. Facilite le travail administratif de la Division, en établissant des systèmes de suivi de la correspondance et des documents; vérifie que le travail est fait dans les délais impartis; surveille l’avancement du travail et les cas prioritaires ou qui appellent l’attention du supérieur hiérarchique; tient à jour un système de classement efficace et efficient de la correspondance, des dossiers et des documents en rapport avec le travail de la Division; prépare et envoie des documents aux archives.
• Rédige la correspondance et traduit des textes; relit les lettres, les mémorandums et les documents pour la Division et y apporte des modifications; rédige des lettres d’invitation et les réponses aux demandes officielles concernant l’organisation et se charge du suivi des colloques/séminaires/ateliers, etc.; dresse des listes de distribution à partir du système de gestion des relations avec les clients (CRM); recherche des documents, obtient des informations et des données destinées à être utilisées par le Chef de la Division; commande des publications relatives aux activités spécialisées de la Division.
• Après consultation concernant la clarté et la cohérence du contenu, modifie et compile les publications et autres documents pertinents établis par les spécialistes/consultants recrutés pour de courtes périodes et veille à ce qu’ils soient reproduits/distribués.
• Organise les missions du Chef et des fonctionnaires de la Division, ainsi que des experts, en collaboration avec la Section des voyages, et prépare tous les documents relatifs aux missions, tels que les demandes de mission, les autorisations de voyage, les formulaires de rapatriement, les documents du Département de la sûreté et de la sécurité du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies (DSS), entre autres; prépare les tableaux de planification de l’emploi du temps du Chef; envoie les demandes de remboursement des frais de voyage après le retour de mission.
• Rédige le mandat des experts; obtient une estimation des frais aux fins de la gestion du budget; assure la liaison avec le coordonnateur du BDT pour les ressources humaines et effectue un suivi de toutes les questions concernant les fonctionnaires de la Division, ainsi que les experts (prorogations de contrats, avis de vacance de poste, descriptions d’emploi, congés, etc.) et la gestion des bureaux (déménagements, lignes téléphoniques, mobilier, entretien, stock de fournitures, etc.).

• Traite les demandes d’achat effectuées au moyen du système de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) et en assure le suivi; assure la liaison avec les fournisseurs pour garantir la livraison en temps voulu et autorise le paiement des factures définitives.
• Gère et met à jour le site web de la Division; crée de nouvelles pages, reçoit et publie de nouvelles informations et de nouveaux documents concernant les domaines d’activité de la Division et les manifestations organisées.
• Assure la liaison et la coordination avec d’autres Divisions/Départements du BDT, les différents Départements du Secrétariat et des Bureaux au siège de l’UIT, ainsi qu’avec les bureaux régionaux, si nécessaire.
• S’acquitte de toute autre tâche qui peut lui être confiée.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Connaissance pratique des méthodes de travail du BDT.
• Aptitude à travailler aussi bien de façon indépendante qu’en équipe, et à travailler sous pression.
• Capacité à établir et à entretenir de bonnes relations de travail avec des fonctionnaires à tous les niveaux.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à dix années d’expérience professionnelle pertinente, peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l’emploi. (Un maximum de trois ans d’études dans le domaine de l’emploi et dans une école reconnue peut remplacer l’expérience requise, sur la base d’une année d’études pour une année d’expérience). Expérience dans l’utilisation d’équipements informatiques pour les applications Microsoft Office (par exemple: Word, Excel, PowerPoint, applications Internet et bases de données Access). Une expérience du travail avec des pages web serait un avantage.

Langues :
Connaissance de l’une des six langues officielles de l’Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d’une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d’une troisième langue officielle serait un avantage.