Termes de Référence pour le recrutement d’une agence pour les services de voyages et réservation de vols pour la GIZ Tchad

Appel d’offres n° 83355601

 

Introduction :

La GIZ est un prestataire de services de Coopération Internationale pour le développement durable actif au niveau mondial. Elle a plus de 50 ans d’expérience dans les domaines les plus variés : développement rural, bonne gouvernance, énergie et environnement, promotion de la paix et de la sécurité… Elle coopère avec le secteur privé. Son siège se trouve à Eschborn et à Bonn en Allemagne.

L’Antenne de N’Djamena est rattachée au Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé au Cameroun. Des Projets/Programmes (P/P) sont mis en œuvre au Tchad par les fonds des plusieurs bailleurs.

L’Antenne GIZ N’Djaména cherche le service d’une agence de voyage compétente, agréée et accréditée pour la réservation et l’émission de billet d’avion.

Cette recherche inclut, mais sans s’y limiter, la prestation de service de réservation de vol, de billetterie, les services facilitant les voyages du personnel de la GIZ, des consultants, et de ses partenaires.

Objectif :

L’objectif principal de cet appel d’offres est de recruter une agence de voyage compétente, expérimentée, disponible 24/h/24, 7jours/7 afin de pouvoir réserver, émettre, changer et annuler des billets pour le compte de la GIZ. L’agence assumera également le rôle d’un conseiller auprès de la GIZ en fournissant des informations nécessaires sur le trafic de vol, l’émission de visa, des réservations d’hôtels et tout autre service lié au voyage.

Durée :

Les services à fournir sont pour une période de douze (12) mois avec une option de prolongation en cas de satisfaction totale de la GIZ par rapport aux services rendus par l’agence de voyage. La période de renouvellement pourra s’étendre jusqu’à quatre (04) ans à conditions que l’agence assure et assume totalement ses responsabilités vis-à-vis de la GIZ.

Description de service (tâches de l’agence) :

L’agence de voyage est tenue de faciliter les services de gestion de voyages pour le personnel de la GIZ et les autres personnes désignées par la GIZ pour des missions et des voyages d’affaires en fournissant des itinéraires directes et économiques.

Les services requis comprennent, mais sans s’y limiter, ce qui suit :

  • L’agence doit être disponible et joignable par mobile et par e-mail 24h/24 et 7jours/7 ;
  • Sur demande de la GIZ, fournir des propositions (au moins trois (03) si possible) de vol directe et économique pour chaque itinéraire ayant une période de validité d’au moins 48 heures ;
  • Les propositions des vols faites à la GIZ doivent être changeables, modifiables et remboursables, elles doivent avoir une validité d’au moins 72h à partir de la date d’émission. ;
  • Emettre les billets après avoir reçu la confirmation de la GIZ et après l’envoie d’un bon de commande dument signé par les responsables ;
  • Changer/modifier les réservations de vol en cas de nécessité (la demande du changement/modification doit émaner de la GIZ) ;
  • Procéder aux remboursements de billets après leurs annulations ; dans le cas où le billet d’avion est non remboursable, l’Agence de voyage devra la notifier à l’avance dans la réservation ;
  • Envoyer de tous les documents de voyage aux passagers au cas où la billetterie électronique n’est pas possible ;
  • Communiquer toutes les informations concernant l’itinéraire de voyage ;
  • Enregistrer la GIZ au programme de fidélité par compagnie aérienne et lui attribuer un numéro de fidélité (Bue Biz…) ;
  • Confirmer à la GIZ l’utilisation d’un billet si le voyageur a perdu ses cartes d’embarquements ;
  • Communiquer les données statistiques sur une base trimestrielle des billets achetés par la GIZ :
    • Nombre de billets par compagnie aérienne par mois / trimestre ;
    • Chiffre d’affaires par compagnie aérienne par mois / trimestre.
  • A chaque fin d’année, l’agence devra produire un rapport d’activité annuelle en faisant ressortir l’ensemble de service fourni pendant cette période.
    1. Annulation de vol / Changement de réservation et remboursements :
    • L’agence doittraiter les modifications/ annulationsde voldûment autorisésen cas de besoin ;
    • L’agence sera responsable detous les coûts associésà l’annulationet/ ou des modifications de billetquine sont pas causéspar l’Antenne GIZ N’Djaména. 
    1. Services additionnelles (des services occasionnelles et/ou sur demande) :

          Inoculation / Vaccinations

    • L’agence doit fourniraux voyageurs desconseils, dans la mesure du possible sur les exigencesde santé par rapport à la destination, y compris les types devaccinset les vaccinationsobligatoires ousuggéréespour les voyagesvers certains paysou régions ;
    • Mise à disposition d’une liste de tous les billets émis ;
    • Fournir les horaires des vols disponibles.
    1. Confidentialité :

L’agence doit conserver toutes les transactions avec l’Antenne GIZ N’Djaména strictement confidentielles.

Rapports / livrables :

L’agence est tenue de fournir des rapports trimestriels, semestriels et rapport annuel succinct en tenant compte des informations suivantes :

  • Nombre total de billets émis et chiffres d’affaires ;
  • Nombre de billets émis et utilisés avec les destinations ;
  • Nombre de billets émis mais non-utilisés avec les destinations ;
  • Kilogramme de CO2 émis ;
  • Etat d’annulation et de remboursement des billets ;
  • Chiffres d’affaires avec cinq (05) lignes aériennes les plus utilisées.

Responsabilités générales :

  1. Fournisseur :
  • L’agence fournira le personnel, le matériel, les systèmes, les matériaux, la supervision, et d’autres articleset servicesnécessaires à l’exécutiondes services complets de ce contrat ;
  • L’agence doit aviser l’Antenne GIZ N’Djaména à temps des événements tels quela fermeturede l’aéroport,l’annulation des vols, ainsi que les grèves qui peuvent affecter le voyagevers une destinationparticulière ;
  • L’agence est tenuede soumettre des factures accompagnées des billets d’avion et des échanges de mails dès la réception de bon de commande pour leurs traitement rapide par l’Antenne GIZ N’Djaména ;
  • L’agence doitassurer la disponibilitécontinue des servicesà fourniren cas d’urgencelors des jours fériés ou normaux.
  1. Antenne GIZ N’Djaména :
  • Elle fournira toutes les informations nécessaires pour les propositions de vol, l’émission de billets et les changements en cas de besoin ;
  • L’Antenne GIZ N’Djamena assurera que les paiements des factures se feront aussitôt après leurs réceptions.

Personnel :

L’agence doit mettre à disposition un agent dédié et des suppléants.

Ils doivent :

  • Être disponible chaque jour et à tout moment (24h/24 & 7jr/7) ;
  • Avoir au moins cinq (05)ans d’expériences chacune dansles réservations, billetteries et prestation des services connexes dans les voyages aériens ;
  • Être capables d’agiravecles pleins pouvoirspourl’agence surtoutes les questions relatives à l’exécution du contrat et d’êtreresponsables de la gestion et la coordinationdesservices du contrat ;
  • Être capables de lire, écrire, parler et comprendre le Français.

Facturation et paiement :

  • L’agence devra envoyer les factures à l’Antenne GIZ N’ Djaména pour tous les billetsd’avion émis sur son ordre dès la réception du bon de commande.Les factures doiventêtre soumises en Français et en monnaie locale (Franc CFA/XAF) ;
  • Le paiement s’effectuera par l’Antenne de GIZ dans un délai d’un (01) mois à partir de la présentation par le contractant les documents suivants :
    1. La facture numérotée, datée et signée. Elle doit comporter le Numéro du Projet (PN), l’intitulé du projet, numéro du bon de commande, les mentions obligatoires (article 246 nouveau du CGI) ci-dessous sur son offre :
      1. NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire ;
      2. Mention de l’enregistrement pour certaines factures ;
      3. Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…) ;
      4. Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services ;
      5. Prix unitaire Hors TVA ;
      6. Date de délivrance ou d’émission de la facture ;
      7. Numéro de la facture ;
      8. Taux et montant de la TVA ;
      9. Total hors taxes et Montant TTC ;
        Mention obligatoire à compléter avec celles prévues aux articles 1014 et 1026 du CGI :
      10. Nom et adresse du client ;
      11. Nom et Adresse du Fournisseur ou Prestataire ;
    2. Copie du bon de commande ;
    3. Mail d’envoi du billet à la GIZ ;

Le paiement des prestations de services sera effectué en monnaie locale soit par chèque ou virement bancaire sur un compte domicilié auprès d’une banque au Tchad.

Profil recherché :

Le soumissionnaire doit être une personne morale du droit privée dotée d’une capacité technique, financière, matérielle et humaine, résidant à N’Djamena pouvant réaliser les tâches ci-dessus sans difficultés.

Compte tenu de l’urgence qui caractérise I’action de la GIZ en général, et celle de la GIZ-TCHAD en particulier, I’agence de voyage veillera à ce que les propositions des vols soient envoyées maximum 1h du temps après leur demandes et les émissions, les changements/modifications ou les annulations des billets soient exécutées dès la réception d’information. Elle devra user dans la mesure du possible, de tout son savoir-faire pour obtenir des billets plus économiques avec des itinéraires directs et faciliter les voyages au personnel de la GIZ ainsi que ses partenaires. Elle fournira toutes les informations nécessaires sur les itinéraires et les destinations.

Modalités de soumission d’offre et évaluation des offres :

1. Contenu de l’offre :

a. Dossiers administratifs :

Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées.

Pièces éliminatoires : (la non présence ou la non validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

  • Attestation d’exercice en cours de validité ;
  • Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) ;
  • Patente de l’année en cours ;
  • Certificat d’Identification fiscale (CIF) au nom de l’entreprise ;
  • Carte du contribuable (carte fiscale) de l’année en cours au nom de l’entreprise ;
  • Attestation de non faillite datant de moins de trois mois ;
  • Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts ;
  • Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise ;
  • Autorisation valide d’exercice du ministère de tutelle ;
  • Agreement valide d’IATA.

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.

Il s’agit de :

  • Déclaration d’intégrité GIZ et AFD ;
  • Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ;
  • Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

Après l’évaluation et avant l’attribution du marché, le soumissionnaire adjudicataire devra présenter les originaux de tous ces documents demandés. En outre, il devra présenter les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :

  • Attestation de mise à jour CNPS ;
  • Quitus fiscal.

Les documents et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Dossier administratif» 

b. Offre technique :

Elle est composée de :

  • Méthodologie de travail ;
  • Proposition et mis à disposition d’un agent avec les suppléants qualifiés au service de la GIZ, joindre leur CV ;
  • Référence des activités antérieures vérifiables, chaque référence doit être détaillée avec des contacts et des adresses actifs ;
  • Liste de personnel accompagné de leurs CV ;
  • Propositions des services supplémentaires et avantages ;
  • Liste de compagnies aériennes avec lesquelles l’agence travaille (si possible la note de partenariat) ;
  • Chiffre d’affaires détaillés de trois dernières années ;
  • Questionnaire d’agence de voyage rempli, signé et daté.

La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre technique».

 c. Offre financière :

Base de proposition financière : 100 000 000 FCFA/Annuel.

Elle composée de :

  • Proposition de rabais, remise et ou ristourne que pourrait bénéficier le client ;
  • Proposition de fidélité par compagnie aérienne ;
  • L’offre financière doit être présentée sur entête du soumissionnaire et doit être signée, datée et cachetée ;
  • Elle doit être présentée en français et en francs CFA (XAF). La GIZ est exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre en hors taxe.

La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre financière » 

Le soumissionnaire doit indiquer dans son offre en plus du PN : 99.9239.7-001.03 « Bureau GIZ N’Djamena » et du numéro de l’appel d’offre 83355601, les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :

  • NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire ;
  • Mention de l’enregistrement pour certaines factures ;
  • Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…) ;
  • Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services ;
  • Prix unitaire Hors TVA ;
  • Date de délivrance ou d’émission de la facture ;
  • Numéro de la facture ;
  • Taux et montant de la TVA ;
  • Total hors taxes et Montant TTC ;
  • Validité de l’offre.

Mention obligatoire à compléter avec celles prévues aux articles 1014 et 1026 du CGI :

  • Nom et adresse du client ;
  • Nom et Adresse du Fournisseur ou Prestataire.

2. Evaluation des offres :

Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et est présentée dans la langue requise. La GIZ procèdera à l’évaluation de cet appel d’offres en 3 étapes :

a. Évaluation des dossiers administratifs :

Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non validité de l’une des pièces éliminatoires, entraine le rejet de l’offre.

Pour les pièces complémentaires, elles sont obligatoires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leur présence dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constitue un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou pas dument signés dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique si le nombre minimal de cinq (5) dossiers complets n’a pas été atteint. Ainsi, les soumissionnaires se verront éliminés en cas d’atteinte du nombre minimal de dossier complets. A défaut, le cas échéant on procédera à l’inventaire des dossiers les plus complets parmi les moins complets en vue de compléter la liste au nombre minimal de cinq (5) et les inviter à les compléter dans un délai de 24h.

b. Evaluation technique (70%) :

Elle prendra en compte les offres jugées recevables après la vérification d’aptitude et sera conduite sur la base des critères définis dans la grille d’évaluation technique ci-après :

N° DESIGNATION NOTE maximum
1 Méthodologie de travail :

Qualité de présentation et Conception méthodologique :

  • Excellente :  15 points
  • Bonne : 13 points
  • Assez bonne : 10 points
  • Moyenne : 7 points
  • Peu adaptée : 03 points
 15 points
2 Proposition et mis à disposition d’un agent avec les suppléants qualifiés au service de la GIZ, joindre son CV :

  • Un agent dédié ayant au moins 5 années d’expérience & 1 suppléant ayant au moins de 1-3 années d’expérience : 5 points 
  • Un agent dédié ayant au moins 5 années d’expérience & 1 suppléant ayant >3 années d’expérience : 10 points 
  • Un agent dédié ayant au moins 5 années d’expérience & plus de 2 suppléants ayant chacun au moins de 1-3 années d’expérience : 15 points 
  • Un agent dédié ayant au moins 5 années d’expérience & plus de 2 suppléants ayant chacun >4 années d’expérience : 20 points 

NB : Proposition d’un agent dédié dont l’expérience est moins de 5 années est éliminatoire.

 20 points
3 Référence des activités antérieures et actuelles  :

  • 5-8 références : 3 points 
  • 9-12 références: 5 points 
  • >12 références : 10 points
 10 points
4 Liste de personnel accompagné de leurs CV :

  • 4-8 personnels : 4 points 
  • 9-15 personnels : 7 points 
  • >15 personnels : 15 points
 15 points
5 Propositions des services supplémentaires et avantages :

  • 1-3 services supplémentaires et avantages : 2 points
  • 4-8 services supplémentaires et avantages : 7 points
  • > 8 services supplémentaires et avantages : 10 points
 10 points
6 Liste de compagnies aériennes avec lesquelles l’agence est en relation (si possible la note de partenariat) :

  • 1-4 compagnies aériennes : 5 points 
  • >4 compagnies aériennes : 10 points
 10 points
7 Chiffre d’affaires détaillés de trois dernières années vérifiables auprès de services des impôts:

  • <50 000 000 F CFA : 0 points
  • 50 000 000 – 80 000 000 F CFA : 5 points 
  • 80 000 001 – 150 000 000 F CFA : 10 points
  • 150 000 001 – 220 000 000 F CFA : 15 points
  • > 220 000 000 F CFA : 20 points
 20 points
Total 100 points
  • Un minimum de 70 points est nécessaire pour être éligible à l’évaluation financière ;
  • L’offre technique ne doit comporter aucune information financière.

c. Évaluation des Offres financières (30%) :

Elle prendra en compte les soumissionnaires qualifiés à l’étape technique et se déroulera suivant les étapes suivantes :

  • La vérification de la conformité entre les prix en lettres et ceux en chiffres. S’il y a contradiction entre les prix en lettres et ceux en chiffres, les prix en lettres prévaudront et ceux en chiffres seront corrigés ;
  • La vérification des calculs. Ainsi s’il y a contradiction entre le montant total de l’offre et le montant total obtenu par application de la quantité au prix unitaire, ce dernier prévaudra et le montant total sera corrigé.

Pondération :

1. Évaluation technique :

L’évaluation technique se fera suivant les critères inscrits dans la grille de notation.

La note technique est déterminée selon la formule suivante : Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus )/(Meilleur nombre de points)  ×70

2. Évaluation financière :

À la suite de la correction des erreurs de calculs arithmétiques, les offres financières seront pondérées de la manière suivante : Note Financière (NF)=  (Montant le plus bas )/(Montant du soumissionnaire)  ×30                                             

3. Évaluation globale des offres :

Elle consistera à attribuer les notes finales aux soumissionnaires ainsi qu’il suit : Note Globale (NG) = NT + NF

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière par lot, sera déclaré adjudicataire du marché sous réserve qu’il présente sous 72h les originaux de son dossier administratif y compris l’attestation de mise à jour de la CNPS et le quitus fiscal tous deux en cours de validité.

NB : L’information sur la fin de la procédure sera communiquée par mail et affiche devant le Bureau de l’Antenne GIZ-N’Djamena. Seuls les soumissionnaires ayant d’adresse mail seront informés de la fin de la procédure. Pour ce faire, nous vous invitons à inscrire votre adresse mail fonctionnelle sur la liste de dépôt des offres.

 

Conditions de soumission :

a. Droit de réserve : La GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres public et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis des soumissionnaires concernés et sans être tenu d’informer les soumissionnaires affectés des raisons de sa décision.

b. Langue et monnaie :

  • Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français ;
  • Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).

c. Conditions de recevabilité des offres : 

Les soumissionnaires peuvent déposer leurs offres Physiquement ou par voie électronique.

  1. Recevabilité des offres physiques :

L’offre complète doit être dans une enveloppe contenant le dossier administratif, l’offre technique et l’offre financière. Elles doivent être présentées séparément, chacune dans une enveloppe scellée, avec intitulée « Dossier administratif », « Offre technique» et « Offre financière » ; toutes les enveloppes dans une grande enveloppe, portant la mention «Appel d’offres N° 83355601 : Recrutement d’une agence pour les services de voyages et réservation de vols pour la GIZ Tchad ».

Les offres doivent être soumises au plus tard le 13.08.2020 à 15h :30mn au Bureau de l’Antenne GIZ à N’Djaména au Tchad, rue 3258, porte 247 au quartier Klémat.

  1. Recevabilité des offres par voie électronique :

Les offres par voie électronique sont à envoyer à : [email protected] sous format PDF dans les conditions ci-après :

  1. Envoi du dossier administratif, l’offre technique et de l’offre financière dans des mails séparés :
    • Appel d’offres N° 83355601 : Dossier Administratif ;
    • Appel d’offres N° 83355601 : Offre technique ;
    • Appel d’offres N° 83355601 : Offre financière.
  2. Le mail relatif à l’offre financière doit contenir une seule offre en annexe ;
  3. L’objet du mail doit être objet « Appel d’offres N° 83355601 : Recrutement d’une agence pour les services de voyages et réservation de vols pour la GIZ Tchad»
  4. Toutes les pages de l’offre doivent se trouver dans le même document ;
  5. Seules les annexes en PDF sont acceptées (ni bloquée, ni protégée par un mot de passe) ;
  6. L´adresse de la GIZ sur I’offre doit être « Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH/Antenne GIZ-N‘Djamena, PN:99.9239.7-001.03 ;
  7. Les offres doivent être soumises au plus tard le 05.08.2020 à 15h30mn.

Toute offre reçue après ce délai, ne sera pas traitée.

NB : cet appel d’offre est soumis aux conditions générales des contrats de la GIZ (voir annexe).

Pour toute demande de renseignements complémentaire, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : [email protected]   ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus, l’objet de votre mail ou correspondance doit porter : «N° 83355601_Demande de renseignements_Appel d’offres : Recrutement d’une agence pour les services de voyages et réservation de vols pour la GIZ Tchad». La date limite de demande de clarification est au plus tard le 02.08.2020. Les réponses aux éventuelles questions de clarifications seront affichées devant la porte de l’Antenne GIZ à N’Djamena et sur le site Tchad carrière au plus tard le 05.08.2020 à 16h00mn.

Fait à N’Djamena, le

Annika Amelung

P.I. Directrice de Portefeuille

GIZ Tchad

 Mamoudou Barry

Directeur Administratif et financier

GIZ Tchad

 

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