Appel à candidature : PNUD recrute un.e Assistant.e Administratif.ve et Logistique basé à N’djamena, Tchad.
Responsabilités
- Assurer l’envoi et la réception des courriers et autres équipements demandés par les sous bureaux ;
- Assurer la gestion quotidienne des locaux du bureau OCHA au sein du bureau commun des nations unies ;
- Appuyer les actions administratives pour les activités suivantes ; achats et livraison des équipements ;
- Assister à l’élaboration des plans d’achats annuels et aux processus d’achats/acquisitions selon les normes établies ;
- Assurer la collecte des besoins des sous bureaux OCHA pour en faire le traitement et le suivi des approvisionnement et les aider dans la gestion des stocks ;
- Etablir les besoins en matériels et fournitures pour le bon fonctionnement du bureau OCHA et des sous bureaux ;
- Assister le personnel dans les requêtes émises (visa de séjour, logement, déplacement, divers besoins de matériel de travail, requêtes de routine) ;
- Maintenir un système de suivi et de classement des courriers pour assurer une action/réaction en temps opportun des requêtes des unités et sous bureaux ;
- Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels ;
- En collaboration avec l’Analyste à l’Administration et Logistique, assurer la gestion et l’inventaire de tous les équipements du bureau et des sous bureaux ;
- Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures
- Assurer le classement des documents administratifs et comptables ;
- Assister à l’organisation d’évènements (Réunions, Atelier, etc.) ;
- Appuyer la préparation des documents de travail (photocopie, scan, préparation des packages) ;
- Procéder au classement et aux archivages électroniques et chronologiques des dossiers administratifs et financiers ;
- Maintenir une base documentaire (SharePoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire ;
- Orienter le personnel des sous bureaux OCHA dans la gestion des stocks
- Effectuer le suivi des dossiers administratifs : voyages, frets, courriers, pouch diplomatiques ;
- Préparer les kits pour l’organisation des réunions de coordinations et les ateliers ;
- Faire le suivi des convocations aux réunions, de la mise en place de la salle de réunion
- Rédiger le rapport de la réunion hebdomadaire du staff de l’Unité Administration et Appui aux Operations ;
- Assurer le monitoring des actions inscrites ;
- S’acquitter de toute autre tâche jugée nécessaire par la hiérarchie du bureau.
Les principaux résultats attendus entraîneront les répercussions sur l’efficacité générale du bureau OCHA Tchad, y compris sur l’amélioration des résultats et de l’appui de l’équipe Administrative au bureau et sous bureaux.
Education
Posséder un diplôme d’étude secondaire avec 5 années d’expérience professionnelle pertinente où
Être titulaire d’un diplôme de Bachelor et 2 années d’expérience professionnelle en Gestion de la chaine d’approvisionnement, Logistique, Administration publique, commerce international, économie, passation de marchés publics, ou tout autre domaine lié directement avec la fonction serait un atout.
Expérience
- Justifier d’un minimum de deux (02) années d’expérience professionnelle dans le domaine;
- Posséder une (1) année d’expérience dans une agence des Nations Unies, ou organisation internationale comme personnel régulier ou consultant est un atout;
- Une bonne connaissance des questions administratives;
- Bonne connaissance des règles et procédures de gestion;
- Connaissance de la gestion d’une petite caisse;
- Aptitudes à organiser des réunions / ateliers;
- Excellente connaissance en utilisation des machines et équipements de bureau photocopieur, imprimante, scan, etc.;
- La maitrise parfaite du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.
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Date limite : 09 mai 2023