Avis de recrutement : FAO recrute un(e) Assistant(e) de bureau (Secrétaire du Représentant) à N’Djaména, Tchad.

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) appuie la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.

Le poste est situé au sein de la Représentation de la FAO à N’Djamena, Tchad.

L’assistant(e) de bureau (Secrétaire du Représentant) coordonne et effectue l’ensemble de l’appui de bureau, de l’appui au management, ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l’information au sein de l’unité de travail.

Le ou la titulaire du poste travaille sous la supervision générale du ou de la Représentant(e) de la FAO et sous la supervision directe du ou de la superviseur(se) opérationnel(le). Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif.

L’assistant(e) de bureau (Secrétaire du Représentant) travaille étroitement avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l’Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif et fournit des orientations et des informations sur les procédures.

• Examiner et trier les demandes de rendez-vous avec le superviseur ; tenir à jour le calendrier du superviseur ; confirmer les horaires qui conviennent aux deux parties et organiser les rendez-vous ; accueillir les visiteurs ; filtrer et rediriger les appels téléphoniques ; répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique ;

• Coordonner les services d’appui de bureau lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements ; assister aux réunions, établir des comptes-rendus, contrôler le suivi des activités ; prendre des dispositions afin d’assurer les services d’édition, de traduction, etc. de documents et de publications ;

• Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondances entrants ; suivre les actions en attente ; rédiger des réponses à des correspondances très variées et à d’autres communications exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ; accomplir les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style ;

• Effectuer une grande variété de tâches administratives, telles que les prolongements des contrats et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi des budgets ; coordonner avec d’autres unités administratives afin d’assurer la bonne marche et la rapidité du travail au sein de l’unité ;

• Rechercher, rassembler et organiser les contenus d’information contextuelle et les éléments de référence à partir de diverses sources afin d’élaborer des rapports, des notes d’information et des discours ; créer divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données ;

• Coordonner le travail d’autres membres du personnel d’appui administratif, établir les priorités et garantir une répartition équitable du travail ; former des nouveaux effectifs en matière de procédures et pratiques administratives pertinentes et apporter une aide générale selon les besoins ;

• Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement de l’unité de travail ; évaluer l’efficacité des méthodes administratives et formuler des recommandations visant à leur amélioration ; mettre à jour les sites Web du Bureau ;

• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

Formation : Éducation du niveau de fin d’études secondaires.

Clôture le 21 septembre 2023

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