FHI 360 recrute un(e) assistant(e) administratif(ve), N’Djaména, Tchad

Aperçu :

FHI 360 est une organisation à but non lucratif axée sur le développement humain, qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie de manière durable, à travers la promotion de solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel regroupe des experts dans les domaines de la Santé, de l’Éducation, de la Nutrition, de l’Environnement, du Développement économique, de la Société civile, des questions liées au genre, de la jeunesse, de la recherche et de la technologie, ce qui crée une combinaison unique d’expertise qui nous permettent de relever les défis interdépendants actuels en matière de développement. FHI 360 est présente dans plus de 70 pays et sur l’ensemble du territoire des États-Unis.

FHI 360 est présent au Tchad depuis Novembre 2019 dans le cadre de la mise en œuvre du projet financé par l’USAID « intitulé Projet de Renforcement de la Société Civile au Tchad ». Celui-ci visera à renforcer la société civile et à promouvoir l’engagement civique afin d’améliorer la gouvernance démocratique au Tchad. Il intervient dans toutes les provinces du Tchad à travers des antennes régionales à savoir Fraya, Mao, Mongo, Abéché et Moundou. A ce titre, FHI 360 cherche à recruter une/un Assistant (e) Administratif (ve) pour son bureau de N’Djaména.

 

 

Résumé du poste :

Ce poste se caractérise par l’exécution de diverses tâches administratives et de soutien de bureau. Les postes exigent la connaissance des politiques et procédures organisationnelles et ministérielles afin de communiquer des informations concernant les programmes, les fonctions et les services. Les tâches accomplies peuvent inclure la préparation de documents et de rapports, l’utilisation de la technologie bureautique, la compilation de dossiers, l’organisation et la tenue de fichiers, l’affichage d’informations, l’accueil / l’orientation / l’assistance d’autrui, la distribution du courrier et la photocopie. L’éventail des tâches comprend, mais sans s’y limiter, la collecte et la vérification des données, la synthèse et le rapprochement des informations ou des données financières, la gestion des enregistrements, l’examen et le traitement, la recherche et l’inventaire.

 

 

Responsabilités :

Placé (e) sous la responsabilité directe du Responsable des ressources humaines et de l’Administration, l’Assistant (e) Administratif (ve) soutiendra la mise n’œuvre du projet financé par l’USAID intitulé Projet de Renforcement de la Société Civile au Tchad.

Il/Elle aura pour tâches :

  • Répond aux téléphones. Prend des messages ou des champs / répond aux questions de routine et non courantes ;
  • Fournit des informations aux appelants. Travaille en coopération avec tout le personnel couvrir les téléphones ;
  • Fournit un soutien administratif au personnel pour la copie, la télécopie et les envois à grande échelle. Répond aux demandes du personnel pour un soutien administratif au besoin ;
  • Configure et maintien des fichiers, prépare des rapports, des présentations et des graphiques, fournit aux employés des fournitures de bureau, effectue la saisie des données, relit et compile des rapports spéciaux ;
  • Reçoit et distribue le courrier entrant et coordonne le courrier sortant, y compris les services de messagerie, le compte de machine à affranchir et la distribution du courrier entre les bureaux ;
  • Planifie les réunions et organise les réunions. Fournit un soutien aux réunions au besoin (par exemple, planification des salles de conférence, coordination de la nourriture, logistique) et communique avec le personnel interne et externe au besoin ;
  • Prépare et maintient la documentation, les plans, les rapports, les horaires, les bases de données, les feuilles de calcul, les journaux, etc. ;
  • Établit, développe, maintient et met à jour le système de classement ;
  • Planifie et organise des activités complexes telles que réunions, voyages, conférences et activités du département pour les membres du département ;
  • Organise des plans de voyage et des itinéraires complexes et détaillés. Compile les documents pour les réunions liées aux voyages. Traite les formulaires de frais de déplacement ;
  • Compile les données et prépare des rapports. Rédige des réponses écrites ou des réponses par téléphone ou par courrier électronique si nécessaire pour les membres du personnel, sur demande ;
  • Répond aux demandes d’informations régulières ;
  • Gère le magasin en collaboration avec le coordinateur logistique et sécurité ;
  • Donne un appui au service finance dans la remise des chèques aux fournisseurs ;
  • Agit en tant que liaison avec d’autres départements et agences externes, y compris tout le personnel ;
  • Gère les informations confidentielles et non courantes.

 

Connaissances et compétences appliquées :

  • Démontre une compréhension du domaine de spécialisation, des procédures, des méthodes et des pratiques du programme, y compris la connaissance des responsabilités du programme et du personnel ;
  • Utilise les systèmes de classement et de données, les fonctions et / ou les procédures établis qui nécessitent une connaissance du programme ;
  • Utilise des logiciels de bureau, des systèmes d’information et du matériel de bureau pour accéder, saisir et vérifier les informations standard ;
  • Communique clairement les informations au personnel, aux clients et / ou au public sur les services, les processus et les procédures en utilisant des lignes directrices prescrites ou établies ;
  • Utilise une terminologie spécifique au programme ;
  • Recueille des informations facilement disponibles à partir des archives du bureau pour rédiger des e-mails, des notes de service et d’autres documents ;
  • Relit les documents pour la grammaire, l’orthographe, la ponctuation et la mise en forme de base. Fournit des réponses aux demandes d’informations générales ;
  • Enregistre et documente les informations avec précision ;
  • Résolution de problèmes et impact: Reconnaît, définit et résout les problèmes non standard à l’aide de procédures d’exploitation, de pratiques et de précédents établis ;
  • Résout les problèmes et problèmes récurrents ainsi que certaines situations uniques ;
  • Anticipe les problèmes et élabore des recommandations pour la résolution de la gestion. Des erreurs peuvent être détectées et corrigées mais peuvent entraîner une perte de temps modérée ou une insatisfaction des clients / utilisateurs ;
  • Capacité à développer des plans de travail efficaces et des priorités pour atteindre les objectifs de l’organisation ;
  • Capacité à gérer des délais serrés et à exécuter un large volume de travail avec un minimum ou pas de supervision ;
  • Expérience prouvant un sens aigu de la diplomatie et des relations publiques ;
  • Excellentes compétences d’analyse et résolution des problèmes pour planifier, organiser et gérer les ressources en vue du bon déroulement des projets ;
  • Faire preuve d’expérience pour motiver, inspirer et collaborer avec autrui ;
  • Aptitude à parler la langue du pays et à faire preuve de sensibilité et d’ouverture.

 

 

Qualifications Requises :

  • Niveau de Licence en administration des entreprises, ressources humaine, finances, comptabilité, ou un domaine connexe ;
  • Au minimum, 03 – 05 années d’expérience dans le poste d’assistant administratif ;
  • Autres certifications de gestion / professionnelles pertinentes, une connaissance des règles et réglementations pour les projets financés par des bailleurs de fonds internationaux seraient un avantage ;
  • Une expérience avec une ONG ou organisation internationale est un avantage ;
  • Capacité à recueillir, recommander et résumer les données pour les rapports, trouver des solutions à divers problèmes administratifs et prioriser le travail ;
  • Maîtrise de l’outil informatique tel que : Microsoft Office (c’est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, etc.), courrier électronique, téléphone, imprimante, calculatrice, copieur, téléphones portables, et autres appareils portables ;
  • Capacité de s’asseoir et de se tenir debout pendant de longues périodes; capacité de soulever un poids de 5- 20kg ;
  • L’expérience doit refléter les connaissances, les compétences et les capacités énumérées ci-dessus.

 

 

Candidature :

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées à postuler ce poste.

Les candidatures sont acceptées jusqu’au 06 Mars 2021.

Veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation à : [email protected] ou déposer au bureau de FHI360 sis au quartier Aéroport en face du bureau de l’ONG JRS sur le prolongement l’UNICEF.

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.