Médecins Sans frontières recrute un agent de mise en œuvre mobile (MIO) pour la gestion de l’information et des documents (M/F), Belgique
CONTEXTE
La gestion de l’information et des connaissances (GIC) a été intégrée dans les Orientations stratégiques 2020-2023 de l’OCB comme un axe de travail essentiel. À la suite d’un processus consultatif, une stratégie de gestion de l’information et des connaissances a été validée par le directeur général en octobre 2021 afin de refléter les priorités en matière de gestion de l’information et des connaissances (recueillies lors d’un processus consultatif), au moyen d’une feuille de route.
En raison de son rôle clé dans l’instauration d’une forte culture de la gestion de l’information et des connaissances, le département des opérations a en même temps défini les priorités à venir dans le document intitulé “Gestion de l’information et des connaissances – Stratégie et feuille de route 2021-2023” afin d’améliorer les pratiques en la matière et de renforcer la transversalité au niveau des opérations.
En parallèle, l’OCB a récemment validé une politique de gestion, de conservation et d’élimination des documents afin d’aborder le stockage et la maintenance, l’utilisation, l’archivage et l’élimination finale des documents sous la garde de MSF OCB, ceci en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Mission
La mission du gestionnaire de l’information et des dossiers de l’OIM est de mettre en œuvre la stratégie opérationnelle (Ops) de l’IKM et la politique de gestion des dossiers, conformément à la priorité.
Nature de la fonction
- Il/elle mettra en œuvre la feuille de route IKM, la politique de gestion des dossiers et les directives relatives à la gestion de l’information, des dossiers, de la conservation et de la disposition au niveau du terrain.
- Il/elle apportera son soutien et veillera à ce que les missions et les projets respectent la politique et les directives du Bureau de la gestion de l’information et des dossiers en matière de gestion générale des dossiers – tant sur papier que sous forme électronique – tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création sur le terrain jusqu’à leur rapatriement au siège.
- Il/elle soutiendra et produira des documents de formation et de référence.
Responsable hiérarchique : Responsable de la gestion de l’information et des connaissances du SPO, avec une collaboration fonctionnelle entre tous les départements.
Son statut d’agent de mise en œuvre mobile implique un haut niveau de mobilité et de flexibilité sur le terrain, avec 50 à 70 % du temps passé sur le terrain.
RESPONSABILITÉS
- Restructuration de la gestion de l’information sur le terrain
Il/elle agit en tant qu’agent de mise en œuvre pour développer, initier et former les parties prenantes concernées sur le terrain. Ses principales tâches sont les suivantes
- Soutenir et assurer la migration vers de nouveaux systèmes standard.
- Soutenir et assurer la mise en œuvre des espaces intranet standard de collaboration et de publication pour les missions.
- S’assurer que les normes et les processus (modèles et dispositions des espaces de travail/intranet, bibliothèques standard, structures de dossiers pour les lecteurs locaux, taxonomies, métadonnées et types de contenu, inventaires de documents, tableaux de rétention, autorisations d’accès, conventions de dénomination, etc.) sont mis en œuvre au niveau de la mission et du terrain selon les priorités.
- Soutenir et assurer la mise en œuvre des procédures de nettoyage, d’archivage, de migration, de maintenance et de contrôle.
- Assurer les formations pour le personnel d’OPS au niveau de la mission et du terrain et le plan d’embarquement/de débarquement pour le personnel d’OPS au niveau du terrain est en cours.
2. Soutenir le cycle de vie complet du projet/de la mission sur le terrain – y compris les visites sur le terrain.
- Diriger la mise en œuvre sur le terrain de politiques et de lignes directrices sur la gestion, la conservation et l’élimination des documents, conformément à la législation pertinente.
- Sur place, conseiller et soutenir le personnel de terrain dans la gestion générale des dossiers – tant papier qu’électroniques – pendant tout leur cycle de vie, de la création sur le terrain au rapatriement au siège, en mettant l’accent sur les données personnelles, les documents juridiques et autres dossiers sensibles.
- Pour les projets en cours, identifier avec la coordination (mission – projets) les personnes de référence pour la gestion des documents et assurer leur formation et leur encadrement en recherchant une autonomie maximale dans un cadre donné, y compris en matière de conformité et de sensibilisation à la gestion des documents.
- Pour les projets de clôture lorsque les ressources en personnel ne sont pas disponibles sur place, le gestionnaire de documents doit être capable de gérer de manière autonome.
- Agir en tant que référent technique et faire des recommandations pour :
- que chaque document soit bien localisé, rapidement et entièrement accessible, et disponible pour un audit, une découverte et une capitalisation futurs
- s’assurer que seuls les documents nécessaires à la conduite des activités sont conservés, et pas plus longtemps que nécessaire, en examinant et en alignant les calendriers de conservation
- mettre en place des mesures de protection spéciales concernant les dossiers vitaux essentiels à la protection des droits, à la confidentialité, à la garantie de la vie privée et à la poursuite de la confiance du personnel, des patients et des communautés et des tiers.
- Recueillir, centraliser et signaler les problèmes et les initiatives en matière de gestion des documents et de conformité.
- Soutenir le responsable de la librairie du siège dans la mise à jour de la “bibliothèque opérationnelle de terrain” (“Bibop”) dans chaque projet de terrain.
- Définir les besoins et les exigences d’une communauté de pratique pour le personnel de terrain sur le sujet du cycle de vie des documents et la mettre en œuvre si/après validation.
3. Soutenir le cycle de vie des documents – tant les documents papier que les documents électroniques – au niveau du siège.
- Recevoir, centraliser, organiser et stocker les documents papier et électroniques à Bruxelles avec le soutien des unités Facilities et ICT.
- Donner des conseils sur la gestion des documents, sur les questions de confidentialité et sur le respect de la législation et des règlements pertinents.
- Aider le documentaliste à répondre aux demandes ponctuelles de recherche d’informations stockées dans les centres d’archives et les dépôts électroniques du siège de MSF-OCB.
- Soutenir les audits et les processus d’évaluation (par exemple, l’audit ECHO).
- Soutenir les demandes ad hoc de classement de projets/initiatives exceptionnels (par exemple, la task force Ebola).
- Conseiller les unités des installations et des TIC concernant la mise en œuvre de conditions optimales de conservation des documents papier et électroniques sur le terrain et au siège.
Expert en la matière
- Soutenir un changement culturel vers une sensibilisation à la gestion des archives et des dossiers en étroite collaboration avec le Knowledge & Change Manager.
- Soutenir les projets du siège impliquant la gestion des archives et des dossiers.
Expériences / Formation
EXIGENCES
Formation
Diplôme universitaire en gestion des archives et des dossiers ou en sciences et technologies de l’information et de la communication.
Expérience
- Expérience confirmée en gestion de l’information ou des archives et des dossiers ;
- Connaissances avérées en gestion de l’information, des archives et des dossiers, y compris les outils d’archivage, les politiques de conservation, les politiques de protection des données, la numérisation, la gestion des bases de données, la recherche d’informations, etc.
- Une expérience de terrain avec MSF ou une autre ONGI est un atout.
- Une expérience avérée dans la gestion de communautés éloignées, y compris des compétences en communication écrite et orale, est un atout.
Compétences
- Organisé et méthodique. Une expérience en gestion de projet et de changement est un atout.
- Des compétences pédagogiques avérées sont un atout.
- Savoir travailler en équipe mais aussi de manière autonome.
- Volonté de travailler dans des conditions de terrain.
Langues
Bilingue français et anglais.
Salaire
CONDITIONS
Date de début prévue : 01/04/2022
Type de contrat : Contrat à durée déterminée “Mobile Implementation Officer” – un an – temps plein.
Lieu : basé à Bruxelles mais réalisé principalement (moyenne minimale de 70% du temps) sur le terrain.
Salaire selon la grille des salaires MSF-OCB.
Adhérer aux principes de MSF et à nos valeurs managériales : Respect, Transparence, Intégrité, Responsabilité, Confiance et Autonomisation.
Adhérer aux engagements comportementaux de MSF.
Date limite de dépôt des candidatures : 28/02/2022.
Comment postuler
Comment postuler ?
Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à [email protected] et mentionner “MIO Information & Records Manager” dans le sujet de votre email.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
MSF valorise la diversité et s’engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur handicap, de leur identité de genre, de leur statut marital ou de partenariat civil, de leur race, de leur couleur ou de leurs origines ethniques et nationales, de leur religion ou de leurs convictions, ou de leur orientation sexuelle.
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