Avis de recrutement : OMS recrute un Adjoint administratif à Lyon en France.
OBJECTIF DU POSTE
Le Centre international de recherche sur le cancer (CIRC) est l’agence de recherche sur le cancer de l’Organisation mondiale de la santé (OMS) et est basé à Lyon, en France. L’objectif du CIRC est de promouvoir la collaboration internationale dans la recherche sur le cancer.
Le rôle de la branche Services à la science et à la recherche (SSR), dirigée par le Directeur de l’Administration et des Finances (DAF), est de soutenir la réalisation des objectifs scientifiques du CIRC grâce à une gestion efficiente et efficace des ressources du Centre ; et la fourniture de services de soutien administratif, juridique et opérationnel, garantissant une atténuation responsable des risques et mettant en œuvre des stratégies visant à renforcer les capacités et à maximiser l’impact du CIRC.
Le DAF assiste le Directeur du CIRC dans la gestion des activités du Centre. Le DAF représente également l’Agence sur toutes les questions administratives, financières et juridiques auprès des parties externes (y compris les collaborateurs, les donateurs, d’autres instituts/organisations, le pays hôte et les autres États participants, etc.).
Le Bureau DAF (DAFO) soutient le DAF dans toutes les activités ci-dessus. Le DAFO comprend les trois composantes suivantes : (i) Coordination du DAFO ; (ii) Bureau des questions juridiques et de la protection des données ; (iii) Organes directeurs et réunions.
Soutenir le DAF et le Bureau DAF (DAFO) dans toutes leurs activités, en particulier sur les aspects suivants : coordonner les opérations quotidiennes de l’équipe DAFO et le suivi des activités/projets plus larges du DAFO, assurer la liaison avec les collègues de la SSR et/ou d’autres Branches au besoin ; fournir des conseils et des orientations sur les politiques, procédures et processus administratifs applicables ; soutenir les efforts de rationalisation et d’automatisation des processus administratifs ; servir de point focal pour le personnel de soutien administratif au sein de l’Agence, et coordonner et maintenir une communication et des interactions continues avec ce réseau de soutien administratif ; soutenir des efforts plus larges visant à améliorer la communication interne sur les questions administratives d’intérêt général.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la supervision générale du responsable administratif et juridique et sous la direction du directeur de l’administration et des finances (DAF), l’assistant administratif/coordonnateur DAFO est un élément intégral et central de l’équipe du bureau DAF, qui aide à assurer une coordination appropriée et des normes de niveau de service. dans le soutien apporté par l’équipe DAFO aux chercheurs et autres collègues du CIRC dans la mise en œuvre du programme scientifique du Centre. Les tâches et responsabilités comprennent la coordination et la fourniture d’un soutien technique, administratif et de secrétariat général au DAF et à l’équipe DAFO, selon les besoins ; coordonner les activités avec, et servir de point de référence pour tous les secrétaires et assistants administratifs/de projet au sein de l’Agence ; soutenir le DAF et l’équipe DAFO pour garantir que les activités de l’Agence sont conformes aux cadres réglementaires et statutaires de l’Agence, notamment par la rationalisation, la mise en œuvre et la communication appropriée des politiques, procédures et processus administratifs ; et soutenir l’amélioration et la mise en œuvre des canaux de communication internes, y compris l’Intranet du CIRC et d’autres outils/plateformes. Plus précisément, le titulaire du poste devra : y compris l’Intranet du CIRC et d’autres outils/plateformes. Plus précisément, le titulaire du poste devra : y compris l’Intranet du CIRC et d’autres outils/plateformes. Plus précisément, le titulaire du poste devra :
1) Assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes du bureau DAF, en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe DAFO et d’autres collègues au sein de SSR et du reste de l’Agence, le cas échéant.
2) Coordonner la surveillance et le suivi du plan de travail du DAFO pour garantir le respect des délais ou l’explication des retards ; et maintenir des rapports de situation.
3) Coordonner la fourniture efficace d’un soutien administratif et de secrétariat au DAF et à l’équipe DAFO.
4) Coordonner la création, la maintenance et la mise à jour des fichiers et du système de référence de DAFO, en garantissant un classement complet et précis pour référence future.
5) Coordonner les services de soutien pour les réunions organisées par le DAF, en préparant et/ou en surveillant l’avancement de la documentation/information requise et les exigences logistiques associées ; et coordonner toutes les actions de suivi qui pourraient être nécessaires par la suite.
6) Rédiger la correspondance générale ou administrative pour signature du DAF et la correspondance plus technique ou autres documents selon les instructions.
7) Examiner et analyser les questions entrantes à la lumière des documents de référence, des règles, politiques, procédures et modèles standard applicables, pour garantir la conformité avant la soumission pour approbation/signature de DAF ; si nécessaire, rechercher/obtenir et joindre des documents ou des informations de référence pour faciliter l’autorisation/l’approbation de DAF ; reformuler/corriger ou retourner à l’initiateur pour action si nécessaire ; et porter à l’attention du DAF ou d’autres membres de l’équipe DAFO, le cas échéant, tout écart ou problème identifié nécessitant un examen plus approfondi.
8) Soutenir le DAF et l’équipe DAFO dans l’examen, la préparation/rédaction, la communication et la mise en œuvre de processus, procédures et politiques administratifs nouveaux ou mis à jour ; contribuer aux efforts de rationalisation et d’automatisation, notamment par le biais de systèmes et d’outils existants ou nouveaux (par exemple BMS) ; et soutenir le DAF et l’équipe DAFO dans l’organisation des séances d’information selon les besoins et assurer une bonne diffusion au sein de l’Agence ainsi que le respect.
9) Servir de point focal pour le personnel de secrétariat et d’appui administratif/de projet de l’Agence sur les politiques et procédures administratives, notamment :
– Répondre à des questions spécifiques sur un large éventail de questions administratives ou les rediriger vers les collègues concernés, le cas échéant ;
– Informer le personnel de secrétariat et d’appui administratif/de projet nouvellement recruté sur les politiques et procédures administratives générales (par exemple, entre autres, les procédures/processus les plus couramment utilisés et les modèles standard du CIRC, la préparation de la communication interne et externe selon le style interne, etc.) et fournir une vue d’ensemble des sources d’information disponibles, en particulier l’Intranet du CIRC, l’espace partagé en ligne dédié au personnel d’appui administratif, et toute autre plateforme ou outil utile ;
– Organiser des réunions régulières, des séances d’information et des séances de recyclage de sa propre initiative et selon les besoins et préparer des documents d’information selon les besoins ;
– Développer et mettre en œuvre de manière proactive des canaux de communication par divers moyens formels et informels, afin de maintenir un dialogue continu et le partage d’informations d’intérêt commun.
dix) Soutenir le DAF dans la coordination des efforts visant à améliorer et à mettre en œuvre des canaux de communication internes, notamment par le biais de réunions publiques, de bulletins d’information/briefs réguliers, de circulaires internes et autres annonces, de portes ouvertes, de séances d’information, etc. ; et grâce à la gouvernance de l’Intranet du CIRC et d’autres outils/plateformes, en étroite collaboration avec d’autres collègues concernés.
11) Effectuer toutes les tâches ci-dessus en étroite collaboration avec le personnel de soutien au sein du DAFO, en coordonnant le travail en équipe, en formant le personnel de soutien au sein du DAFO si nécessaire et, sur délégation, en supervisant ce personnel de soutien en conséquence.
12) Fournir un soutien administratif supplémentaire à l’assistant principal/coordonnateur des réunions des organes directeurs (GBM) pour les réunions du Conseil d’administration et du Conseil scientifique, selon les besoins.
13) Soutenir/contribuer/participer activement aux nouvelles initiatives de RSS et effectuer d’autres tâches sur une base ad hoc, selon les besoins ou les instructions.
QUALIFICATIONS REQUISES
ÉDUCATION
Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou équivalent, complété par une formation pertinente reconnue par un diplôme (BTS/DUT ou équivalent).
Souhaitable : Diplôme universitaire dans un domaine pertinent.
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
Essentiel: Au moins cinq ans d’expérience dans des postes de secrétariat et/ou administratifs similaires dans un environnement international et multiculturel.
Souhaitable : Une à deux années d’expérience dans les services de gestion administrative, juridique et/ou financière dans une agence de type ONU.