Cadre organisationnel
Le Centre d’investissement de la FAO (CFI) propose des solutions d’investissement et de financement qui conduisent à des systèmes agroalimentaires plus efficaces, durables, inclusifs et résilients. Travaillant dans plus de 120 pays, le Centre fournit une gamme complète de soutien en matière d’investissement et de financement aux membres de la FAO. Il s’associe aux gouvernements, aux institutions financières internationales et nationales, au secteur privé, aux agriculteurs, aux instituts de recherche et au monde universitaire pour améliorer la qualité et la quantité des investissements agroalimentaires. Les quatre principaux domaines de travail du Centre comprennent le soutien à la planification et à la politique d’investissement stratégique, l’investissement public, l’investissement privé et le financement innovant. Ceux-ci sont complétés par des connaissances pour l’investissement et le développement des capacités pour les programmes d’investissement qui servent à partager les connaissances, à apprendre et à renforcer les capacités au niveau national. Pour plus d’informations sur le Centre d’investissement de la FAO, ses activités, ses partenaires et sa structure organisationnelle, veuillez visiter le lien suivant .
Le poste est à pourvoir au Bureau du Directeur du CFID du Centre d’investissement de la FAO (CFI) au siège de la FAO à Rome, en Italie.
Objectif principal
L’associé de bureau dirige et coordonne les fonctions de soutien au bureau et à la gestion du Bureau. Il/elle veille au bon déroulement du travail de bureau et de l’information en fixant les priorités et en organisant le travail quotidien. Le poste nécessite une connaissance et une interprétation approfondies des politiques, procédures et pratiques du bureau. Le titulaire fournit des conseils en matière de procédures aux gestionnaires et au personnel de la division ou du site.
Supervision reçue/exercée
L’associé de bureau relève du directeur, CFI et travaille en étroite collaboration avec les deux directeurs adjoints et les cinq chefs de service et leurs front offices. Le titulaire du poste travaille de manière autonome, faisant preuve d’un haut degré d’initiative et d’indépendance de jugement. La supervision reçue est axée sur la prestation de services de facilitation. Le titulaire organise et supervise efficacement les autres membres du personnel de soutien du bureau et fournit des conseils et une formation pertinents.
Le travail est effectué de manière autonome, faisant preuve d’un haut degré d’initiative et de jugement indépendant. La supervision reçue vise à faciliter la prestation des services. Le titulaire organise et supervise efficacement les autres membres du personnel de soutien du bureau et fournit des conseils et une formation pertinents.
Relations de travail
Le titulaire entretient de nombreux contacts avec les responsables, le personnel et ses homologues tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Les relations de travail peuvent se situer à un niveau organisationnel élevé, exigeant de très bonnes compétences en communication et une expérience dans la gestion des problèmes.
Fonctions clés/résultats
- Analyser, gérer et surveiller un volume important et diversifié de correspondance et de documentation complexes, souvent de nature confidentielle et sensible ; assurer un acheminement, une réponse, une priorisation, une exactitude, une cohérence, une traduction informelle et une ponctualité appropriés ; porter des questions complexes, sensibles ou prioritaires à l’attention du superviseur.
- Fournir des informations et des conseils au personnel à tous les niveaux de l’unité organisationnelle ; assurer la compréhension de l’intention et des délais.
- Organiser les rendez-vous et les déplacements professionnels, tenir à jour le calendrier du superviseur et recevoir les visiteurs.
- Organiser des réunions de haut niveau, finaliser les ordres du jour et les invitations, assurer la production et la distribution de la documentation, prendre des notes et préparer les procès-verbaux, et assurer le suivi des actions requises.
- Organiser et coordonner le travail effectué par les autres membres du personnel de soutien du bureau ; coordonner les activités à travers la division, y compris les problèmes divisionnaires, les délais et autres demandes.
- Établir des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; vérifier que les travaux sont effectués conformément aux normes de l’entreprise; suivre l’avancement des travaux.
- Répondre aux demandes écrites et rédiger des réponses aux questions non routinières ; coordonner les réponses aux demandes sensibles au nom du superviseur.
- Effectuer le suivi de la préparation des rapports, de la correspondance, des notes d’information et autres documents ; examiner les documents et apporter des modifications à leur format ou à leur style conformément aux pratiques standard ; effectuer des recherches et préparer des documents d’information pour le superviseur ; fournir des traductions informelles vers une autre langue officielle.
- Évaluer les besoins de soutien continus du bureau, adapter la prestation de services pour répondre aux besoins changeants et résoudre les problèmes opérationnels selon les besoins.
- Assurer le lancement d’une variété de transactions dans les systèmes administratifs informatisés de l’Organisation.
- Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du titulaire a un impact direct sur le fonctionnement fluide et efficace du Bureau. Il/elle joue un rôle de premier plan dans la coordination et la fourniture des services de soutien du bureau pour la réussite du mandat de la Division.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
Éducation : enseignement secondaire.
Expérience : Cinq années d’expérience pertinente dans des travaux de gestion et de soutien de bureau.
Langues : Connaissance pratique (maîtrise – niveau C) de l’anglais et connaissance limitée (intermédiaire – niveau B) d’une autre langue officielle de la FAO (arabe, chinois, français, russe ou espagnol).
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, d’Internet et de la bureautique.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa/permis de travail existant et résider à distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. Par « distance de trajet domicile-travail », on entend la distance que les membres du personnel peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur domicile.
Compétences
- Orientation vers les résultats ;
- Travail d’équipe ;
- Communication ;
- Établir des relations efficaces ;
- Partage des connaissances et amélioration continue.
Compétences techniques
- Connaissance approfondie des normes de communication et de documentation ;
- Connaissance approfondie des systèmes informatisés de finances, de voyages et de ressources humaines d’une entreprise ;
- Étendue des connaissances de la structure organisationnelle, des procédures administratives, des politiques et des questions de protocole ;
- Étendue de l’expérience dans la fourniture d’orientations et de supervision au personnel subalterne des services généraux ;
- Capacité à rédiger des correspondances standards et complexes et à relire des textes/correspondances sortantes et des documents formels.
Qualifications et compétences souhaitables
- Bonne connaissance des procédures et de la structure organisationnelle de la FAO ;
- Bonne connaissance des recrutements de consultants et des procédures de déplacement ;
- Capacité à rédiger une correspondance complexe avec des partenaires internes ou externes de la FCI ;
- Bonne connaissance du style maison de la FAO et du formatage des documents.
Clôture le 1er avril 2024