Appel à manifestation d’intérêt : La CPI recrute un Assistant au protocole, aux événements et aux visites à La Haye, Pays-Bas.

Appel à manifestation d’intérêt : La CPI recrute un Assistant au protocole, aux événements et aux visites à La Haye, Pays-Bas.

 

 

 

 

 

Contexte organisationnel

Sous la supervision directe du directeur de la Division des opérations extérieures, la Section de l’information et de la sensibilisation du public (PIOS) veille à ce que les procédures soient accessibles au public, sensibilise et favorise la compréhension du mandat et des activités de la Cour dans le but ultime de obtenir du soutien. Il le fait en relation avec un certain nombre de publics cibles à travers le monde, englobant principalement la presse et les médias internationaux, les victimes et les communautés touchées par les crimes relevant de la compétence devant la Cour ; et les principales parties prenantes telles que les communautés juridiques, les universitaires et les organisations non gouvernementales. PIOS atteint ses objectifs grâce à l’utilisation d’une variété de moyens de communication, y compris l’octroi d’interviews aux médias, communiqués de presse et production d’autres publications et supports audiovisuels ainsi que par le biais du site Web et des nouvelles plateformes de médias sociaux. PIOS est également responsable de l’organisation de campagnes, d’événements et de visites allant des groupes généraux aux visiteurs de haut niveau. Il se compose de quatre unités : Unité des affaires publiques ; Unité du protocole, des événements et des visites ; Unité de sensibilisation et unité de production audiovisuelle.

Devoirs et responsabilités

Sous la supervision du chef de l’unité du protocole, des événements et des visites, le titulaire exercera les fonctions suivantes :

• Traiter les questions et les demandes des visiteurs au bureau d’information de la zone publique.
• Recevoir et traiter toutes les demandes de visites (pour les groupes et les individus) à la CPI.
• Planifier les visites, la date et la durée, et identifier les conférenciers appropriés parmi les fonctionnaires de la CPI pour recevoir et s’adresser aux visiteurs.
• Prendre toutes les dispositions logistiques nécessaires, y compris la réservation des salles de conférence, la demande de services informatiques, la restauration, le transport, le stationnement, la préparation et la distribution des documents d’information pertinents.
• Informer la sécurité des visites programmées, des noms des visiteurs et assurer le respect à tout moment des mesures de sécurité de la CPI.
• Accueillir les visiteurs dans la zone publique de la Cour et les accompagner et, si nécessaire, surveiller leur placement conformément aux règles du protocole.
• Évaluer le programme pour les visiteurs, tenir des registres des visites et maintenir des statistiques pour servir d’indicateurs pour mesurer l’impact de cette activité.
• En cas d’événements spéciaux, de conférences ou de cérémonies, identifier les problèmes et aider les hauts fonctionnaires à trouver des solutions possibles. Veiller à ce que les pratiques et procédures de protocole soient établies et suivies.
• Stocker, classer, préparer et distribuer la documentation ICC et anticiper les besoins d’impression.
• Surveiller la correspondance entrante et rédiger la correspondance pour la signature par le chef de l’unité du protocole, des événements et des visites en ce qui concerne toutes les questions ci-dessus et d’autres sujets selon les besoins.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.

Qualifications essentielles

Éducation:

Diplôme d’études secondaires.

Expérience:

Au moins quatre années d’expérience dans l’organisation d’événements et de visites, l’accueil, le protocole ou tout autre domaine connexe sont requises. Un diplôme universitaire supérieur ou de premier cycle peut être considéré comme un substitut à deux ans d’expérience professionnelle uniquement pour déterminer l’éligibilité.

Une expérience dans un environnement international est souhaitable.

Connaissances, compétences et aptitudes :

• La connaissance des pratiques protocolaires serait un atout.
• Excellentes compétences administratives, organisationnelles et de communication.
• Capacité à prioriser, planifier et coordonner.
• Initiative, capacité d’adaptation dans des situations stressantes.
• Capacité à exploiter des bases de données.
• Compétences interpersonnelles démontrées et capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes dans un environnement multiculturel et multiethnique.

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Date limite : 12 juin 2023