Le service gestion des missions et de la mobilité géographique (G2M) intervient en appui de tous les départements, unités et services sur les aspects financiers et administratifs des missions et de la mobilité géographique. Positionné au sein de la direction de la comptabilité et des affaires financières (Dcaf), le service G2M est composé de 7 gestionnaires mission et mobilité, placés sous l’autorité de la responsable du service.
En tant que gestionnaire de mission et mobilité, vous êtes le point de contact privilégié des salariés de plusieurs unités de recherche ou de service, concernant la gestion des frais de mission et la gestion de la mobilité géographique.
A ce titre, vous définissez les activités suivantes :
• Gestion des missions :
– Contrôler la conformité des ordres de mission et des notes de frais par rapport au règlement des missions
– Assurer la liquidation financière des notes de frais
– Participer aux travaux de clôture et aux contrôles associés
• Gestion de la mobilité géographique :
En conformité avec la réglementation relative à la mobilité géographique :
– Informer les salariés en mobilité géographique en outre-mer et à l’étranger de leurs droits à habillage : prise en charge des billets d’affectation , frais de logement, scolarité, transport congés, transport bagages…
– Liquider les notes de frais d’habillage
– Assurer le suivi financier de ces dépenses
– Participer aux travaux de clôture et aux contrôles associés
sur les missions et la mobilité géographique, vous contribuerez à l’harmonisation des pratiques entre gestionnaires, favorisée par la tenue de réunions de service hebdomadaires. Vous interviendrez également en appui des autres gestionnaires mission et mobilité en cas d’absence ou lors de pics d’activité.
• Gestion du marché voyages :
Vous serez membre du comité de suivi du marché voyages, éventuellement chargé.e d’apporter votre appui au responsable du service G2M sur ce dossier. Plusieurs activités pourraient vous être attribuées :
– Participer aux réunions du comité de suivi et en assurer les comptes-rendus
– Participer au chantier relatif à la passation du marché
– Co-administrer l’outil de réservation en ligne : créer de nouveaux profils, répondre aux questions basiques (l’assistance utilisateur étant assurée par l’agence de voyage titulaire du marché) – Participer au suivi d’exécution du marché
et au recensement des difficultés rencontrées.
Selon votre profil et vos appétences, d’autres dossiers pourraient vous être attribués, notamment dans le cadre des chantiers d’établissement et de projets intéressants le service G2M et la DCAF.
Avantages sociaux : Vous bénéficiez d’un 13e mois, de possibilité de télétravail, d’horaires personnalisables et d’une assurance sociale complète.
Vous êtes titulaire d’un bac+2 assistant.e de gestion / direction avec minimum 3 ans d’expérience,
OU d’un bac+3 en gestion ou assistant.e de direction avec au moins une expérience en gestion.
Une expérience en lien avec la gestion des voyages serait appréciée.
Vous êtes organisé.e et rigoureux.se
Vous maîtrisez les outils bureautiques (pack office), en particulier les logiciels de messagerie, excel et word, et êtes à l’aise avec les outils liés au domaine financier Vous
savez faire preuve d’autonomie , de réactivité
Vous êtes à l’aise pour communiquer et avez le sens du service et de la discrétion
Vous avez un bon niveau rédactionnel
Vous présentez de bonnes aptitudes à conseiller et à orienter
Nous vous remercions de bien vouloir indiquer dans votre CV des références sur les fonctions précédentes que nous nous permettrons de contacter.
Date limite : 14/06/2023
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